Программные продукты SAP для автоматизации налогового учета

«Финансовая газета»

ERP-системы (корпоративные информационные системы, предназначенные для автоматизации учета и управления) уже стали неотъемлемой составляющей деятельности крупных и средних предприятий – подавляющее большинство компаний либо не так давно прошли процесс внедрения, либо находятся на одной из его стадий. Как правило, ERP-системы строятся по модульному принципу и в той или иной степени охватывают все ключевые процессы деятельности компании. И если бухгалтерский учет согласно РСБУ достаточно полно реализован практически в любой современной ERP-системе, то с таким ключевым процессом, как налоговый учет, дела обстоят немного сложнее. Российское налоговое законодательство, а также соответствующая правоприменительная практика имеют ряд особенностей, которые налагают существенные ограничения на реализацию налогового учета в ERP-системах:

• в принципе не уникальное, но вместе с тем достаточно редкое в мировой практике требование о ведении отдельного (т.е. параллельного бухгалтерскому) налогового учета, а не более распространенного варианта использования отдельных поправок (корректировок) к данным бухгалтерского учета для налоговых целей;


• частое изменение положений налогового законодательства, в том числе в части существенных аспектов, влияющих на решения по автоматизации. Следует отметить, что практика пересмотра/дополнения/отмены положений законодательства усилилась в период нестабильности экономической ситуации в мире;


• высокая степень критичности соблюдения налогового законодательства не только для обеспечения устойчивого развития, но и для продолжения существования бизнеса. В соответствии с законодательством ошибки в налоговом учете могут приводить к значительным последствиям для бизнеса компании и ее руководителей, начиная от взыскания сравнительно высоких (20% или 40% от суммы налога) штрафов и заканчивая возбуждением уголовных дел в отношении исполнительных руководителей и главных бухгалтеров компании.

Указанные особенности диктуют производителям программного обеспечения и (или) интеграторам требование о разработке специальных приложений, позволяющих обходить ограничения (отсутствие необходимого функционала) ERP-систем для целей организации корректного российского налогового учета.

Что касается первой и главной особенности, то возможность вести параллельный налоговый учет на текущий момент реализована в большинстве ERP-систем. Однако необходимо отметить, что в некоторых системах по-прежнему используется подход на основании трансформации бухгалтерских данных. Компания SAP разработала решение по налоговому учету, основанное на ведении параллельного учета, в 2002 г., т.е. практически сразу после выхода в свет главы 25 НК РФ. Данное решение предполагает однократный ввод первичного документа в систему. При этом на основании документа формируются как бухгалтерские, так и налоговые показатели, что и лежит в основе принципа параллельного налогового учета. Этот подход, во-первых, избавляет бухгалтера от двойной работы по вводу одного и того же документа для целей бухгалтерского и налогового учета, а во-вторых, связывает информацию по налоговому учету с первичными бухгалтерскими документами, что позволяет оперативно формировать пакет документов для подтверждения налоговых доходов и расходов.

Кроме того, указанное решение обеспечивает формирование большей части показателей налогового учета в режиме реального времени одновременно с бухгалтерскими показателями и предлагает широкий набор средств для покрытия всех аспектов налогового учета различных хозяйственных операций. Однако существуют области налогового учета, которые в силу своей специфики предполагают некоторую вариативность решений по автоматизации в рассматриваемой системе в каждой конкретной компании. Такая вариативность связана в первую очередь с различиями в бизнес-практике компаний, действующих в различных отраслях (например, между крупным производителем продуктов питания, применяющим сложный порядок расчета остатков незавершенного производства, и крупной телекоммуникационной компанией, не имеющей незавершенного производства, но использующей сложную систему биллинга для учета доходов от реализации услуг связи). Однако даже в рамках одной отрасли для двух отдельно взятых компаний можно столкнуться с существенными различиями в методологии, которые также порождают вариативность решений по автоматизации. В качестве примера можно привести процесс распределения расходов по видам деятельности, который необходимо реализовать как в бухгалтерском, так и в налоговом учете, анализируя специфику (принятый подход к распределению, перечень видов деятельности) каждой конкретной компании. Такая вариативность в выборе решений и подходов к налоговому учету не позволяет сформировать некое готовое решение по автоматизации налогового учета в рамках стандартного пакета поставки указанной системы. Решение по налоговому учету каждый раз требует адаптации, в рамках которой при поддержке методологических специалистов должен осуще-ствляться выбор наиболее подходящих решений по отдельным областям налогового учета. Рассмотрим более подробно некоторые примеры таких областей учета.

Учет расходов на страхование

Пример. В состав расходов компании входят расходы на обязательное и добровольное страхование сотрудников и имущества.

Бухгалтерский и налоговый учет расходов на страхование имеет существенные отличия:

• в суммах принимаемых расходов, например, при страховании членов семей сотрудников, а также в результате нормирования расходов на страхование;


• в моменте признания расходов. Например, если по условиям договора страхования предусмотрена выплата страховой премии несколькими платежами, то в налоговом учете расходы признаются в периоде совершения таких платежей в сумме этих платежей с учетом срока действия договора страхования в этом периоде, а в бухгалтерском учете расходы признаются равномерно в течение срока действия договора без учета порядка осуществления платежей.

Таким образом, для целей налогового учета указанные расходы невозможно сформировать напрямую по данным бухгалтерского учета.

Для учета расходов на страхование в системе, принимая во внимание указанные особенности, можно использовать два подхода.

Первый подход заключается в использовании модуля учета основных средств, поскольку механизм списания расходов будущих периодов аналогичен по своей сути механизму амортизации. При данном подходе для каждого договора страхования создается техническая карточка основных средств с использованием двух областей оценки: налоговой и бухгалтерской. При этом в каждой из областей оценки устанавливаются разные правила списания расходов на страхование (помесячно для целей РСБУ; пропорционально количеству календарных дней действия договора в отчетном периоде для целей налогового учета) и вводятся различные оценки расходов на страхование (исходя из суммы, указанной в договоре, для целей РСБУ; исходя из оплаты, для целей налогового учета). В результате запуска программы амортизации формируются проводки как в модуле бухгалтерского учета, так и в модуле налогового учета.

Второй подход заключается в использовании функциональности «механизм разграничения». В этом случае в системе создается специальный объект «механизма разграничения» — в данном примере таким объектом будет являться договор страхования. При этом каждый объект, аналогично карточке основного средства, имеет две области оценки (налоговую и бухгалтерскую), и для каждой области оценки можно установить свои правила списания расходов. В результате использования данной функциональности, как и при использовании первого подхода, одновременно формируются проводки для целей бухгалтерского и налогового учета.

Расчет себестоимости единицы готовой продукции с учетом прямых расходов, подлежащих распределению между различными видами готовой продукции

Пример. Компания осуществляет производственную деятельность и в соответствии с требованиями НК РФ определяет себестоимость готовой продукции для целей налогового учета в разрезе номенклатурных позиций. При этом часть прямых расходов может быть изначально отнесена к определенной номенклатурной позиции готовой продукции (например, материальные расходы), а другая часть (например, амортизация) — подлежит распределению между отдельными номенклатурными позициями.

Для реализации такого распределения в рассматриваемой системе можно использовать несколько подходов. Рассмотрим, например, следующие два подхода.

Первый подход заключается в использовании функциональности модуля налогового учета. В этом случае средствами модуля налогового учета рассчитывается коэффициент распределения (например, исходя из доли прямых расходов, которые напрямую относятся к определенной номенклатурной позиции готовой продукции (материальные расходы), и сумма расходов для распределения, сформированная при помощи определенных настроек системы, умножается на полученный коэффициент. Сумма расходов, полученная с помощью указанного расчета, учитывается при формировании налоговой себестоимости в разрезе каждой номенклатурной позиции.

При втором подходе используется стандартный инструмент SAP по расчету себестоимости готовой продукции (регистр материалов). Он позволяет одновременно сформировать как налоговую, так и бухгалтерскую себестоимость. Расходы, подлежащие распределению по номенклатурным позициям для целей налогового учета, будут распределены согласно алгоритму распределения данных расходов для целей РСБУ (распределение общепроизводственных расходов по номенклатурным позициям). При этом в процессе формирования себестоимости будет учитываться различная оценка стоимости материалов, амортизации в налоговом и бухгалтерском учете.

Вторая особенность налогового законодательства, заключающаяся в частом изменении его положений, может быть решена только за счет мониторинга, регулярной оценки эффекта и критичности изменений с последующей актуализацией, как проведенных внедрений, так и предлагаемых к внедрению базовых средств автоматизации налогового учета. Многие интеграторы пытаются решить эти задачи собственными силами, что при отсутствии достаточного опыта выполнения таких работ может привести к существенным нарушениям корректности налогового учета в системе, которые бывает трудно или даже невозможно устранить после завершения внедрения. Однако существует другой подход, заключающийся в периодическом привлечении методологических специалистов в области автоматизации налогового учета в ERP-системах, что позволяет существенно снизить собственные трудозатраты на такие операции и добиться максимального качества актуализации настроек системы.

Третья особенность налогового законодательства и правоприменительной практики, заключающаяся в значительном влиянии процессов налогового учета не только на обеспечение устойчивого развития, но и на продолжение существования бизнеса, предполагает достижении максимальной прозрачности налогового учета, что особо актуально при автоматизации налогового учета в ERP-системе. С этой точки зрения, указанная система предлагает средства, служащие для обеспечения прозрачности налогового учета:

• Пакет стандартных налоговых регистров, в которых расшифрованы практически все элементы налогового учета. Инструментарий, на основании которого разработаны данные регистры, позволяет вносить в них любые изменения на уровне настроек, т.е. без использования программирования;


• средства детализации каждого показателя налогового учета, сформированного в базе налогового учета и в налоговых регистрах, вплоть до первичного документа;


• специальный инструмент анализа неучтенных для целей налогового учета операций, который обеспечивает принятие решения об обоснованности конкретной операции для целей налогового учета.

Для наиболее эффективного использования указанных выше средств рекомендуется использовать методологическую поддержку специалистов по автоматизации налогового учета в ERP-системах. Такого рода поддержка позволит организации корректно решить задачи детализации, унификации и, возможно, корректировки отдельных элементов методологии налогового учета в контексте задачи по его автоматизации и с учетом функциональных особенностей и доступного стандартного инструментария системы. Такое корректное решение, в свою очередь, позволяет осуществить оптимальный выбор альтернативных решений по автоматизации и, в исключительных случаях, выработать уникальное решение по доработке системы под специфические бизнес-процессы или требования. В результате компания сможет определить, насколько целесообразно усложнять реализацию того или иного процесса с учетом существенных затрат на его автоматизацию, имеются ли варианты для упрощения учета данного процесса, и не приведет ли данное упрощение к налоговым рискам. В конечном итоге организация должна выбрать наиболее приемлемый вариант автоматизации, который будет выгоден ей с точки зрения финансовых затрат на автоматизацию и одновременно обеспечит корректное ведение налогового учета и составление налоговой отчетности.

Таким образом, несмотря на все сложности, связанные с автоматизацией российского налогового учета, система SAP обладает достаточной функциональностью для его корректной автоматизации с учетом особенностей бизнес-практики каждой конкретной компании, обеспечивая при этом достаточную прозрачность налогового учета и отчетности.

Ф. ЛЕБЕДЕВ,
старший консультант отдела консалтинга в области финансов, SAP СНГ

К. НИКИТИН,
партнер отдела налогообложения PricewaterhouseCoopers

Д. СУРЧЕНКО,
консультант проектов группы методологической поддержки налогового учета в ERP-системах PricewaterhouseCoopers

С. САРАЕВ,
менеджер проектов группы методологической поддержки налогового учета в ERP-системах PricewaterhouseCoopers

Читать далее...

Роль информационных технологий

журнал International Tax Review

Многие корпоративные налоговые службы («налоговые службы») не имеют четкого представления о том, как следует использовать информационные технологии («ИТ») в своей работе, и применяют их в явно недостаточной мере. Одна из статей по этой теме, заслуживающая внимания, написана Марком Шутцманом из PricewaterhouseCoopers США для журнала International Tax Review. Он считает, что преимущества использования ИТ очевидны.

“Cовременные высокоэффективные технологии могут сыграть важную роль в повышении способности налоговой службы представлять результаты своей работы своевременно и в соответствии с требованиями с точки зрения управления рисками.”

Когда в компании встает вопрос об инвестициях в информационные технологии, о налоговой службе упорно «забывают», чего не скажешь о других подразделениях, входящих в состав финансовой службы организации. Такая ситуация наблюдается на протяжении последних двадцати лет. В то же время современные высокоэффективные технологии могут сыграть важную роль в повышении способности налоговой службы представлять результаты своей работы своевременно и в соответствии с требованиями с точки зрения управления рисками.

Прежде всего следует дать определение тому, что принято называть информационными технологиями в налоговой службе: каковы компоненты и функциональные возможности таких технологий, а также каким образом взаимодействуют отдельные компоненты для повышения эффективности работы, улучшения качества и управления рисками? После того как мы дадим определение информационным технологиям в налоговой службе, мы сможем рассмотреть те преимущества, которые дает на практике использование отдельных компонентов или всего комплекса технологий в целом.

Что такое информационные технологии в налоговой службе?

Нижеприведенная схема представляет собой пример передовой ИТ-платформы налоговой функции. Мы понимаем, что такая характеристика, как «передовая» («лучшая в своем классе»), является довольно расплывчатой, поскольку единого стандарта для определения того, что можно считать лучшим, не существует. Кроме того, в разных организациях представление о том, что считать лучшим, имеет существенные различия. Всё вышесказанное учитывалось нами при разработке модели, в основу которой положены следующие данные:

Схема 1: ИТ-платформа налоговой функции

Инструменты ETL – извлечение, трансформация и загрузка данных

Технологии ETL собирают информацию из разных исходных систем в хранилище данных, что позволяет пользователям работать с информацией в одном интегрированном массиве данных, который представляет собой «единую версию правды». В результате внедрения этой технологии сотрудникам организации больше не надо тратить силы на сбор данных, а также на споры о том, чьи данные являются точными; вместо этого информация становится основным инструментом, способствующим повышению эффективности процессов предприятия и его конкурентоспособности.

В таких организациях системы бизнес-анализа, поддерживаемые инструментами ETL, перестали быть «роскошью» и стали незаменимым средством достижения успеха. Эти системы не являются изолированными и функционирующими отдельно от операционной деятельности – они интегрированы в общие бизнес-процессы компании. В результате высокоэффективные системы бизнес-анализа, основанные на интегрированных данных, позволяют пользователям принимать стратегические, тактические и оперативные решения для обеспечения ежедневной работы предприятия.

• Посещение многих компаний из списка «1000 ведущих компаний мира» по версии журнала Fortune и непосредственное наблюдение за тем, как они решают вопрос оснащения налогового департамента передовыми технологиями.
  


• Мнения, составленные в ходе работы с клиентами на многочисленных проектах и в результате сотрудничества с руководителями налоговых подразделений, а также финансовыми и ИТ-директорами.
  


• Беседы с высшим руководством ведущих компаний-поставщиков программных продуктов для налоговых служб.
  

Компоненты ИТ-платформы налоговой функции

На схеме 1 цифры от 1 до 7 обозначают отдельные компоненты ИТ-платформы. Эти компоненты представлены ниже под теми же номерами, что и на схеме:

1. Интеграция с финансовой системой
2. Хранилище данных
3. Сбор данных
4. Веб-портал
5. Приложения, разработанные внешними поставщиками
6. Система управления документами
7. Доступ через веб-портал

Интеграция с финансовой системой

Получение по запросу качественных данных в формате, необходимом для подготовки налоговых расчетов и показателей налогового учета, повсеместно упоминается как основной фактор, снижающий общую эффективность работы налогового отдела. Большинство налоговых департаментов тратят огромное количество времени и усилий на сбор, проверку и обработку данных бухучета, чтобы обеспечить себя исходными данными и приступить непосредственно к своей работе. Ключом к решению этой проблемы является рациональное использование технологий, что позволяет значительно сократить усилия, необходимые для сбора, проверки и обработки данных.

Следует иметь в виду, что в одной компании налоговые данные хранятся в разных ИТ-системах:

• ERP-системы (системы планирования ресурсов предприятия)
• Системы финансовой консолидации
• Системы расчета заработной платы
• Системы учета основных средств
• Системы учета ТМЦ
• Другие системы отраслевой специфики (например, брокерские системы или системы НИОКР).

В соответствии с традиционным подходом, налоговая служба полностью зависит от подразделений и лиц, которые имеют прямой доступ к этим системам или являются их владельцами, то есть от сотрудников бухгалтерии и финансового отдела. В большинстве случаев для сбора данных сотрудники налоговой службы вынуждены направлять регулярные запросы о предоставлении отчетов в другие отделы. Этот процесс, как правило, абсолютно неэффективен. Он приводит к проволочкам в работе, требуя времени как на ожидание ответа на запрос, так и на проверку и обработку полученных данных (как правило, в виде электронной таблицы), чтобы привести их в соответствие с форматом, необходимым для налоговых расчетов и подготовки показателей налогового учета.

Нетрудно представить, сколько преимуществ могли бы дать информационные технологии, если бы налоговые специалисты использовали их в полной мере. Они смогли бы автоматизировать процесс сбора данных путем прямого подключения к множеству разных исходных систем, а также процесс дальнейшей стандартизации полученных данных на участке их подготовки. Наконец, массив стандартизированных данных можно было бы ввести в специальные налоговые системы (например, программное обеспечение по налоговому учету), системы для обеспечения соблюдения нормативно-правовых требований и аналитические инструменты.

Цель внедрения таких технологий заключается не просто в подключении налоговых систем к финансовым системам, а в их интеграции. Недостающим звеном в устаревшей технологической архитектуре подобных систем были инструменты, обеспечивающие надежную обработку данных. Эти инструменты подпадают под определение технологий ETL – инструментов извлечения, трансформации и загрузки данных. Что такое инструменты ETL и каким образом они значительно повышают эффективность налоговой системы?

Инструменты ETL способны взаимодействовать почти с любым другим видом программного обеспечения для извлечения и стандартизации соответствующих данных, а также для их ввода в другое приложение по выбору пользователя. Эти инструменты дают возможность устранить сложности, потери и риски, связанные со сбором разнообразных данных бухучета из разрозненных систем, которые необходимы для соблюдения требований налогового законодательства и подготовки налоговой отчетности.

Внедрение инструментов ETL является сложной задачей, которая не должна решаться в рамках одной лишь налоговой службы без поддержки со стороны финансового департамента и ИТ-подразделения. Вполне вероятно, что в компании уже есть лицензия на инструменты ETL и они внедрены для поддержки финансовой службы или других подразделений компании. Для того чтобы понять, как инструменты ETL и системы бизнес-анализа могут обеспечить работу налоговой функции, необходимо изучить, как эти инструменты уже используются в организации для поддержки других видов деятельности в рамках финансовой службы.

Схема 2: Пример веб-портала налоговой службы

Хранилище данных

Вторым компонентом ИТ-платформы является хранилище данных. Термины «хранилище данных » и «витрина данных» часто используются как равнозначные. Для целей данной статьи мы объединим оба понятия, хотя между ними существуют некоторые технические различия. Хранилище представляет собой репозитарий информационных ресурсов и обеспечивает консолидацию данных предприятия для целей отчетности и анализа. Данные и информация, как операционная, так и неоперационная, вводятся в хранилище обычно при помощи инструментов ETL из источников данных по мере их появления или на регулярной основе. Трансформация данных позволяет своевременно обрабатывать запросы и анализировать их, что упрощает и ускоряет процесс выполнения запросов на информацию, изначально поступившую из других источников.

Преимущества, которые дает хранилище, включают возможность преобразования данных в качественную информацию, необходимую для подготовки налоговой отчетности и соблюдения налогового законодательства, для пользователей всех уровней. Любые заинтересованные лица – клиенты, партнеры, сотрудники, менеджеры и руководители – могут получать интерактивный контент когда угодно и где угодно.

Само наличие единого источника информации для подготовки налоговой отчетности и соблюдения налогового законодательства является большим шагом вперед для многих налоговых служб. Какие еще возможности дает хранилище данных для повышения эффективности работы налоговой службы?

Хранилище налоговых данных следует рассматриваться как центр информации, в котором автоматизируется расчет отложенных налогов, принимается и хранится информация из внешних источников, а данные преобразуются в удобный для пользователей формат. Такое хранилище представляет собой площадку для хранения точных и оперативных налоговых данных, которые могут быть извлечены и переданы во внешние приложения для целей анализа, аудита, планирования и прогнозирования.

Внедрение хранилища налоговых данных может оказаться дорогостоящим мероприятием. Самым оптимальным решением является использование уже существующего в рамках финансовой службы хранилища или расширение возможностей такого хранилища данных для обеспечения работы налоговой службы. Как правило, расширить функциональность существующей ИТ-архитектуры намного проще, быстрее и дешевле, чем внедрять новое хранилище данных. Возможно также обратиться к внешним поставщикам, предлагающим технологические решения в области налогообложения, которые находятся в поиске клиентов, чтобы расширить ряд предлагаемых продуктов и включить в него стандартную модель в качестве хранилища налоговых данных. Пока рано делать выводы о том, способны ли эти поставщики производить недорогие хранилища данных для налоговых служб. Вероятно, они смогут предложить стандартную модель для хранилища, но тем не менее потребуются значительные вложения для того, чтобы выявить все источники данных, а затем настроить и перенести (распределить) их из исходных систем в хранилище.

Довольно часто встает вопрос о необходимости и преимуществах наличия хранилища данных в компании. Стандартный ответ на это вопрос – чем больше разрозненных источников информации, тем выгоднее иметь хранилище данных. Например, международная диверсифицированная компания, которая занимается двадцатью видами деятельности, имеет бесчисленное количество подразделений, целый комплекс ERP-приложений, а также многочисленные субрегистры, выиграет намного больше от наличия хранилища данных, чем локальное предприятие, в котором имеется одна интегрированная система ERP.

Сбор данных

Налоговая служба собирает данные у финансовых контролеров, бухгалтеров и налоговых служб, расположенных в иностранных юрисдикциях, а также информацию из внутренних подразделений, которая не отражается в главной книге (ERP-системе). Многие налоговые отделы продолжают собирать данные из внешних источников в виде электронных таблиц, направляемых по электронной почте. Данный метод не является примером передового опыта, так как очень сложно проследить за тем, чтобы пользователи не изменяли настройки в электронных таблицах, невзирая на пароли и защиту, установленные в рабочих листах, столбцах и строках таблиц, а также встроенные в модели контрольных сумм. Многие получатели вносят изменения в электронные таблицы, добавляя или удаляя строки и столбцы, добавляя рабочие листы, а также скрывая ячейки или применяя жесткое кодирование в формулах. Такая практика, ставшая весьма распространенной, сильно затрудняет эффективное извлечение данных из электронных таблиц, так как по возвращении к автору запроса заполненные таблицы уже не имеют стандартного вида. Это приводит к тому, что прикладывается много усилий для проверки данных, поскольку необходимо убедиться в том, что полученная информация соответствует данным в главной книге или другой надежной системе исходных данных. Еще одним недостатком электронных таблиц и передачи данных по электронной почте является отсутствие контроля версий документов.

Многие компании отказываются от сбора данных в виде электронных таблиц в пользу комплектов форм подготовки налоговой отчетности на базе интернет-ресурсов. По существу, функциональные возможности, а во многих случаях вид и особенности электронных таблиц, перемещаются в Интернет – как правило, через веб-порталы налоговых служб. Ввод данных в веб-форму обеспечивает их мгновенное попадание в хранилище налоговых данных или напрямую в налоговое ИТ-приложение: то есть они попадают в нужное место, имеют необходимый формат и уже пригодны для подготовки отчетности. Данный процесс является высокоэффективным, поскольку обеспечивает стандартизацию данных и избавляет от необходимости переноса данных из одной электронной таблицы в другую.

Веб-порта

Веб-порталы налоговых служб становятся все более распространенными. Они выступают в качестве центрального окна доступа и главным центром обмена знаниями для налоговых специалистов. На Схеме 2 изображено, как можно централизовать доступ к налоговой информации и обеспечить доступность этой информации через Интернет.

Приведенный в качестве примера налоговый веб-портал (Схема 2) содержит ссылки на налоговые отчеты, комплекты форм сбора данных через Интернет, а также ссылки на внешние исследовательские сайты. Кроме того, такой портал обеспечивает доступ к инструментам автоматизации документооборота для управления важнейшими процессами. Центральный компонент многих налоговых веб-порталов позволяет вести учет ключевых показателей эффективности деятельности или налоговых показателей. В данном примере доходы до уплаты налогов в США, Великобритании и по консолидированным счетам изображены в виде спидометров.

Самым важным компонентом веб-портала является его способность использовать функциональные возможности комплектов форм налоговой отчетности на веб-страницах, которые напрямую обновляют хранилища данных. Вторая по важности функция заключается в том, что веб-порталы отражают статус соблюдения требований налогового законодательства разными налоговыми службами по всему миру, состояния системы управления налоговыми документами и хранилища данных, что обеспечивает прямой доступ к заполненным налоговым декларациям, рабочим документам, отчетам по НИР, финансовым отчетам и другим результатам работы компании.

Приложения, разработанные внешними поставщиками

После того как данные бухучета и налоговые данные собраны из исходных систем, стандартизированы с помощью инструментов ETL и загружены в хранилище данных, в вашем распоряжении оказывается высококачественный набор данных, который можно автоматически ввести в программные приложения и использовать практически для любого процесса, включая планирование, налоговый учет, соблюдение требований налогового законодательства и защиту данных аудита.

За последние годы выросло количество поставщиков, которые работают на рынке технологических продуктов в области налогообложения. В их число входят компании, которые предлагают решения для удовлетворения потребностей, перечисленных в приведенной ниже таблице.

В то же время сегодня нет компаний, которые могли бы предложить полный комплект решений для удовлетворения всех этих потребностей. На рынке технологических решений в области налогообложения также работают организации, которые сосредоточены на разных странах и регионах, при этом многие из них предлагают узкоспециализированные приложения. Ниже кратко представлены изменения, произошедшие в данной области.

• Исторически сложилось так, что ведущую роль играли технологии для подготовки отчетности в соответствии с существующими требованиями налогового законодательства, и для них разрабатывались интегрируемые программные модули.
  


• В настоящее время широкое распространение получили решения для налогового учета и FAS109/IAS12; сейчас они в равной степени являются ключевыми технологическими решениями в области налогообложения, и для каждого из них разрабатываются интегрируемые программные модули.
  


• В будущем появятся высокоэффективные хранилища данных с современными инструментами для финансовой консолидации, моделирования и сбора данных, которые завоюют пальму первенства среди информационных технологий в области налогообложения. Такие системы будут работать вместе с инструментами ETL для стандартизации данных, полученных из разнородных исходных систем. Ввод собранных таким образом высококачественных налоговых данных в системы FAS109/IAS12 и системы, обеспечивающие соблюдение требований налогового законодательства, станут обычной практикой для организаций, являющихся наиболее эффективными с точки зрения налогообложения.
  

Что касается существующих программных продуктов по расчету резерва по налоговым обязательствам, интересно отметить, что подходы разных поставщиков значительно отличаются друг от друга. Например, некоторые приложения были разработаны на основе существующих инструментов для подготовки отчетности в соответствии с требованиями налогового законодательства, поэтому они легко интегрируются друг с другом. Существуют приложения, которые были разработаны специально для расчета резерва по налоговым обязательствам. Остальные приложения интегрируются с инструментами для финансовой консолидации и обеспечивают автоматическое извлечение данных. Учитывая разнообразие подходов, процесс выбора технологии для расчета резерва по налоговым обязательствам является очень важным шагом, так как ни одна из технологий не объединила в себе то лучшее, что представлено в каждой из них. Хотя выбор в области информационных технологий достаточно большой, налоговые службы, стремящиеся добиться оптимальной эффективности в работе, должны отдать предпочтение тем технологиям, которые обеспечивают надежный ввод данных в одно из этих внешних приложений и не требуют дальнейшей обязательной проверки и обработки данных

Таблица 3: Виды представленных на рынке приложений для налоговой функции
Международное планирование / зачет налогов, уплаченных за границей	Анализ данных / инструменты интеллектуального анализа
Инструменты государственного планирования, моделирования и анализа	Глобальные системы наблюдения за предприятием и соблюдением требований
Трансфертное ценообразование	Калькуляторы процентов и штрафов
Достижения в области НИОКР	Инструменты слежения за выполнением аудита
FAS109/IAS12	Хранилище налоговых данных
FIN 48	Управление документами
Соблюдение требований налогового законодательства / генерация форм отчетности	Автоматизация документооборота
Система соблюдения требований по транзакциям	Налоговый календарь
Инструменты сбора данных через Интернет	Веб-портал для налоговой функции

Системы управления документами

Основным местом хранения заполненных налоговых деклараций, отчетов по НИР, налоговых заключений, корреспонденции и подтверждающей рабочей документации по-прежнему остаются общие сетевые диски. К сожалению, общие сетевые диски не отвечают современному уровню требований, практически не обеспечивают функций контроля или иных функций, которые выполняет формализованная, специализированная система управления документами. Ниже приведен краткий список основных функций и преимуществ системы управления документами:

• Безопасное и организованное электронное рабочее пространство для всех налоговых деклараций, счетов, рабочих документов, проектов по налоговому планированию и аудиту.
  


• Консолидация неструктурированных данных из всех международных источников, включая данные, поступившие в виде электронных документов, изображений, заполненных электронных форм, отправленных по факсу или электронной почте, и обеспечение корпоративного доступа через Интернет из любой точки мира.
  


• Файлы, готовые к проведению аудита.


• Безопасный доступ и ввод информации; контроль доступа.


• Классификация, категоризация, сортировка всех документов и уведомление об их поступлении.


• Интеллектуальный анализ уже хранящихся в файлах рабочих документов, ответов на рекомендации, предложенные по результатам аудита доходов, и налоговых исследований на основе всесторонних контекстуальных связей и расширенного поиска.
  


• Контроль версий всех документов, в частности основных электронных таблиц, включая возможность восстановления предыдущих версий и поэтапного прослеживания пользователей, которые вносили изменения, с регистрацией дат внесения изменений.
  


• Устранение дублирования файлов; обеспечение согласованности, обновления и предоставления доступа к файлам и рабочим документам, введенным вручную, а также к электронным версиям на общем сетевом диске.
  

Доступ через веб-портал

Развитие Интернета обеспечило прямой доступ к информации почти из любой точки мира в любое удобное время. Такой доступ должен быть и у налоговых служб. Помимо функций «мозгового центра» налоговой службы и основной точки доступа для получения информации, веб-портал может служить для налоговых специалистов (а при необходимости и для других специалистов финансовых служб) инструментом удаленного доступа к результатам работы, например налоговым декларациям, сопроводительным документам и юридическим заключениям. Свободный доступ к данным и результатам работы позволяет ускорить и упорядочить выполнение определенных задач независимо от местонахождения сотрудников и временных зон.

Использовать по-новому возможности существующих ИТ-систем финансовых служб

Исторически так сложилось, что налоговые отделы зачастую работают отдельно от остальных финансовых служб, выполняя функцию хранилища информации. В результате руководители финансовых и ИТ-департаментов привыкли или не обращать внимания на налоговую функцию, или включать её в ИТ-проекты на столь поздних стадиях разработки систем или цикла внедрения проекта, что это превратилось скорее в формальный шаг в рамках проектов. Эта практика сильно повлияла на то, что современные налоговые процессы и вопросы контроля оказались неэффективны, и поэтому требует пересмотра. Также неприемлема ситуация, сложившаяся во многих компаниях, где существующая обширная ИТ-инфраструктура не обеспечивает потребности налоговой функции должным образом.

Возможности эффективного использования технологий и получения ощутимых выгод от их внедрения сегодня велики как никогда. Налоговые отделы, применяющие передовые методы работы, должны пересмотреть свои ИТ-планы и определить, какие технологии необходимо внедрить. Эффективное использование технологий выгодно не только для тех пользователей, которые сегодня обрабатывают значительные объемы данных вручную, оно также позволяет существенно повысить качество информации при помощи усовершенствованных средств контроля и управления рисками.

Читать далее...

Служба по стратегии

Автор: Кирилл Никитин.

Значит, так. Вы профессионально занимаетесь налогообложением в качестве руководителя или, на худой конец, сотрудника («значит, будете капитаном!») налоговой службы компании или банка. Можете читать дальше. Остальным во избежание разочарования предлагаю (и даже настаиваю!) немедленно удалиться на другие страницы.

“Как говорит один мой уважаемый коллега, «ничто нам не мешает сегодня быть умнее, чем вчера». Кризис — не худший повод начать работу по формированию в вашей организации полноценной налоговой функции.”

Теперь, когда остались только свои, начну с признания. Мне предложили написать текст на тему «Налоговая стратегия». Что, безусловно, лестно (со времен посещения военной кафедры я запомнил, что стратегия гораздо круче, чем тактика и оперативное искусство вместе взятые). Задача от этого, впрочем, не становится проще. В самом деле, кому это сейчас интересно? Согласитесь, глупо в преддверие (а для некоторых — и в самый разгар) кризиса пускаться в теоретические размышления о стратегических задачах налоговой функции, налоговой стратегии предприятия и путях её эффективной реализации налоговой службой. Несвоевременно как-то. Руководство может не оценить. Скажет, что вам и правда нечем заняться, а потому налоговый департамент будем сокращать не на 20% (как всех в финансово-экономическом блоке), а на все 50%. Тем более раз у нас налоги снижаются... (Да, я тоже не вижу никакой логической связи, но — как и вы — интуитивно ощущаю внутреннюю силу аргумента.)

Я уж не говорю о том, чтобы заказать в PricewaterhouseCoopers за 300 долларов (побойтесь Бога!) двухсантиметровой толщины книгу с увлекательным названием «Tax Function Effectiveness» и пытаться её прочесть. Лучше сконцентрироваться на том, чтобы сохранить лучших сотрудников и попытаться хоть как-то минимизировать влияние кризиса на собственный налоговый отдел (департамент, управление).

Вот именно об этом — стоит ли так уж сразу трясти — я и хотел бы поговорить. За последние несколько лет, в дополнение к обычной клиентской работе по налоговым вопросам, я участвовал в реализации нескольких проектов по построению «best practice tax function» («передовой налоговой службы»). И регулярно наблюдал, с некоторыми вариациями, одну и ту же картину. Место и роль налоговой службы в организации определяются чем угодно, только не артикулированными задачами в области налогообложения (да-да, той самой «налоговой стратегией») и не необходимостью обеспечения эффективного функционирования адекватного этим задачам инструментария.

Решение задач, тесно взаимосвязанных и имеющих прямое отношение к налоговому планированию, учёту, отчётности и защите прав налогоплательщика, оказываются разбросанными по всей компании. Налоговый учет ведёт бухгалтерия, а декларации составляет налоговый отдел. Обжалованием в вышестоящие налоговые органы занимается налоговый отдел, а судится юридический. Переговорами по региональным льготам и отчётностью по ним же занимается отдел по связям с госструктурами, а роль налогового отдела сводится к проставлению пониженной ставки в декларации. Договоры попадают в налоговый отдел (если вообще попадают!), и дай Бог, если прямо перед подписанием, когда поменять нельзя уже ничего («бизнес требует в таком виде!») — так ведь зачастую эти договоры обнаруживаются вообще постфактум. Документы по капитальной стройке, позволяющие предъявить к вычету НДС, потеряны безвозвратно. Что уж говорить о бюджетировании / прогнозировании налоговых обязательств и платежей — его просто нет (если не считать таковым, конечно, использование данных за предыдущий период с последующим отклонениями плана от факта в разы). Если всё перечисленное вам незнакомо, то вы, вероятно, просто не прочитали первый параграф.

Неудивительно, что в подобной ситуации и налоговый отдел оказывается «одним из», и статус его руководителя оказывается далеко не соответствующим тому очевидному факту, что драматические изменения в судьбе, да и само существование целого ряда компаний, были напрямую связаны с несоответствием их налоговых практик изменившейся внешней среде.

Как говорит один мой уважаемый коллега, «ничто нам не мешает сегодня быть умнее, чем вчера». Кризис — не худший повод начать работу по формированию в вашей организации полноценной налоговой функции — то есть совокупности бизнес-процессов по налоговому планированию и управлению налоговыми обязательствами, ведению налогового учёта и составлению налоговой отчётности, бюджетированию / прогнозированию налоговых обязательств и защите прав налогоплательщика.

С чего начнём? С пары вопросов, к самому умному и приятному собеседнику, т.е. к себе. Задумайтесь о том, какое количество бизнес-процессов, имеющих прямое отношение к налогам, находится вне сферы ведения налоговой службы и насколько это целесообразно. Насколько эффективным было взаимодействие налоговой службы за последние годы со «смежниками» (и сколько раз вы про себя думали, что могли добиться лучших результатов, если бы вопрос находился в вашем прямом и непосредственном ведении). Скольких негативных налоговых последствий можно было бы избежать, если бы ваши «налоговые» люди были вовремя вовлечены (или хотя бы просто вовлечены) в процесс согласования договора, переговоров с контрагентом. Задайте себе вопрос: почему в организации уже несколько лет как внедрены SAP R/3 (Oracle eBS) и Hyperion, а налоговый учёт до сих пор ведётся в комбинации таких продвинутых продуктов, как Excel и 1С, бюджетирование делается «на коленке»? И кто мешал к потраченным на внедрение ERP-систем миллионам американских денег добавить несколько сотен тысяч на полноценное адаптированное к вашим нуждам решение по налоговому учёту и бюджетированию, позволяющим «провалиться» от строки декларации (или консолидированного отчёта) к первичному документу, распечатать за пару часов весь интересующий проверяющих объём информации в удобном формате и проконтролировать правильность проверочными процедурами? (Это, кстати, ещё и к вопросу о штатном расписании и численности налоговой службы.) Задумайтесь, нормально ли, что главный бухгалтер дочернего общества не выполняет указания руководителя налоговой службы головной компании по налоговым вопросам и при этом продолжает занимать свою должность. Попросите подчинённых оценить, сколько денег отвлечено на НДС по внутригрупповым расчётам и сколько налога на прибыль уплачено отдельными «дочками», притом что остальные сидят в убытках. Ладно, останавливаемся, для начала достаточно.

Что делать дальше — решайте сами. Мне представляется, что во времена кризиса особенно ценятся люди, которые не только видят свет в конце тоннеля, но и начинают, не дожидаясь команды руководства, тоннель копать. Что это означает в вашем конкретном случае? Много чего. Разработку предложений по консолидации управления «налоговыми» бизнес-процессами. Подготовку к обсуждению проекта «налоговой стратегии». Анализ меняющейся внешней среды с выработкой гипотез относительно влияния на вашу зону ответственности (будь то ужесточение мероприятий по налоговому контролю в результате недобора бюджетных поступлений, ухудшение — по той же причине — ситуации с возвратом НДС и переплат по налогу на прибыль, отмена региональных налоговых льгот) и встречными мероприятиями по налоговому планированию. Повышение эффективности труда на вверенном вам участке, путем ли отказа от громоздких и малополезных отчётов или автоматизации наиболее трудоёмких участков учёта. Принятие на себя новых обязанностей, например, по участию в переговорах с контрагентами по сделкам, имеющим существенный налоговый эффект. Создание увязанной с налоговой стратегией системы ключевых показателей эффективности для налоговой службы и системы аттестации, обеспечивающей справедливую оценку и развитие. Наконец, это может означать избавление от балласта, который наверняка накопился в вашей налоговой службе за годы роста, — обоснованное, быстрое и минимально болезненное для здоровой части коллектива.

Бóльшая часть перечисленного НЕ требует дополнительных финансовых ресурсов и существенных временных затрат. Все определяется силой вашего желания. Некоторые меры потребуют небольших, вполне допустимых даже в период кризиса, затрат. Что-то (например, автоматизацию налогового учёта), возможно, придётся отложить на потом («будут деньги — заходите»), но и здесь можно подготовиться, сформировав требования и определив круг возможных подрядчиков. Главное — начать.

Через пару лет кризис закончится, и какой из него выйдет налоговая служба вашей компании — одним из массы отделов финансово-экономического блока или полноценным подразделением, участвующем в решении критичных для бизнеса задач и увеличивающим акционерную стоимость, — зависит от того, чем вы займётесь, дочитав этот пост...

Читать далее...

Мина замедленного действия

Корректировки по налоговому учёту в ERP-системах: постановка задачи, обобщение и сравнительный анализ методологических решений

Авторы: Кирилл Никитин, Сергей Сараев

Как известно, работа сапёра отличается от остальных профессий тем, что ошибаются в ней один раз в жизни. Поэтому сапёры учатся только на чужих ошибках, а всем остальным доступна роскошь совершения – и исправления — ошибок собственных (как, впрочем, и сомнительное «удовольствие» обнаружения и исправления чужих ошибок). Более того, в том, что касается налогового учёта и отчётности (процессу корректировок в котором — а вовсе не разминированию, как можно было подумать — посвящена настоящая статья), внесение исправлений в прошлые периоды (из-за ошибок и вновь открывшихся обстоятельств) — прямая обязанность налогоплательщика (см., напр., ст.81 НК РФ) и одновременно — рутинный, отработанный бизнес-процесс.

“Как известно, не ошибается тот, кто не работает. Исправление ошибок — это зачастую повседневная трудоемкая задача многих бухгалтеров. Внедрение ERP-системы может помочь упростить эту задачу.”

Рутинный — до той поры, пока ведение налогового учёта и составление налоговой отчётности не оказываются автоматизированными в системе класса ERP — которые, по общему правилу, внесения исправлений в «закрытые» периоды не допускают. Вот тогда выясняется, что методологию корректировок для целей налогового учёта и отчётности в ERP-системе следовало продумывать до внедрения системы, а не после её ввода в эксплуатацию (как происходит на практике в большинстве случаев — если внедрение в принципе предусматривало автоматизацию налогового учёта).

Если эта мысль не вызывает у вас внутреннего отторжения, то первая задача этой статьи авторами достигнута: столкнувшись с автоматизацией налогового учёта, вы детально расспросите проектную команду, разработчика ПО и представителей консультанта-интегратора о возможностях внесения корректировок для целей налогового учёта, а получив ответы, подтвердите, что это критично важно для успеха проекта автоматизации.

Вторая (она же последняя) задача — обобщение, на основе многолетнего опыта авторов в автоматизации налогового учёта в ERP-системах, методологических решений процесса корректировок и их сравнительный анализ, представленные ниже — позволит вам ещё раз убедиться в том, что автоматизация налогового учёта — не минное поле, и накопленный нами опыт в полной мере применим в вашей организации.

Постановка задачи

Исправительная проводка в бухгалтерском учете, повторный расчет налогооблагаемой базы, подача уточненной декларации — вот максимум того, что теоретически необходимо сделать бухгалтеру при обнаружении и исправлении ошибки. При использовании ERP-систем для автоматизации ведения налогового учета, процесс корректировки данных становится достаточно сложным. Основной принцип ведения учета в ERP-системах (однократный ввод данных и их последующее многократное использование) по своей сути не подразумевает многократные исправления введенной информации. Однако в связи с тем, что данные операции очень распространены на практике, на проектах внедрения ERP-систем появились многочисленные решения по корректировкам введенных данных, но эти решения зачастую носят незаконченный характер, ввиду отсутствия детальной проработки решений с точки зрения методологии налогового учета и должного внимания к данной проблеме.

Зачастую постановка задачи и проработка решения по реализации процесса корректировок не производится на начальном этапе внедрения ERP-систем, либо производится недостаточно подробно. О данной проблеме всерьез начинают задумываться только на этапе тестовой эксплуатации ERP-системы, когда допущены первые ошибки ввода информации, а описание по их исправлению в сопроводительных технических документах отсутствует. В таких случаях предприятия фактически не могут вести учет в ERP-системе, так как не могут оперативно исправить допущенные ошибки, при помощи предоставленного инструментария системы.

Необходимые знания о вариантах решения данной задачи при внедрении ERP-систем, а также о положительных и отрицательных сторонах таких решений с точки зрения методологии налогового учета позволят компаниям автоматизировать процесс внесения корректировок без значительных финансовых и временных потерь.

Как известно, не ошибается тот, кто не работает. Исправление ошибок — это зачастую повседневная трудоемкая задача многих бухгалтеров. Внедрение ERP-системы может помочь упростить эту задачу только при должном внимании к постановке требований для такой задачи, а также при правильном выборе решения для ее реализации. Автоматизация процесса учета корректировок в ERP-системах на данный момент является одной из самых сложных и важных и в то же время одной из самых неописанных проблем, ожидающих компаний — заказчиков ERP-систем.

Одной из самых больших сложностей при автоматизации процесса внесения корректировок в ERP-системе является различный подход к учету корректировок для целей бухгалтерского и налогового учета. Для детальной проработки этой и других сопутствующих данному вопросу задач, на практике используются следующие решения по автоматизации процесса корректировки данных:

1. Отсутствие проработанного решения/ процесс осуществления корректировок данных вне ERP-системы

Отсутствие подхода и соответствующего инструментария для формирования корректировок в целях налогового учета в ERP-системе, как ни странно, является одним из наиболее распространенных подходов на проектах внедрения ERP-систем. В соответствии с данным подходом компании — интеграторы рекомендуют осуществлять процесс корректировки данных вручную вне ERP-системы.

Ведение корректировок для целей налогового учета вне ERP-системы представляется трудоемкой задачей, не избавляющей специалистов заказчика ERP-системы от ведения управленческого и бухгалтерского учета в ERP-системе. Вследствие этого, возникает несоответствие информации, полученной в результате ведения налогового учета вне системы, информации, которая хранится и используется для ведения бухгалтерского и управленческого учета в ERP-системе, что неизбежно приводит к провалу автоматизации налогового учета в ERP-системе в целом.

С течением времени исторические данные налогового учета, хранящиеся в ERP-системе, становится невозможно использовать в силу допущенных в них ошибок, что влечет пересчет и перепроверку данных вручную вне ERP-системы. Таким образом, отсутствие автоматизации ведения корректировок данных налогового учета в ERP-системе постепенно приводит к отсутствию ведения налогового учета в целом.

2. Осуществление корректировок данных на уровне плана счетов бухгалтерского учета (счетов налогового учета в отдельном модуле — в случае использования такого модуля (например, «Налоговая книга») на проекте внедрения ERP-системы)

В соответствии с данным подходом корректировка данных осуществляется на уровне синтетических счетов бухгалтерского учета и/или синтетических счетов налогового учета, в случае, если существует проектное решение о выделении налоговых счетов и накоплении по ним информации для целей налогообложения.

Процесс корректировок при таком подходе заключается в расчете и исправлении итоговых сумм по определенной статье дохода/ расхода налогового учета путем корректировки сальдо по синтетическим счетам.

Положительные моменты такого подхода лежат на поверхности — к явным плюсам необходимо отнести легкость внедрения подхода с технической стороны, а также простоту и единообразие подхода с методологической точки зрения. Легкость внедрения данного решения обеспечивается обособлением исправленных данных от данных, введенных в ERP-систему с ошибками. Единообразие и простота подхода обеспечиваются при помощи интуитивно понятной для любого бухгалтера системы синтетических счетов и их нумерации.

Как известно, из плюсов решения зачастую следуют его минусы, поэтому простота и удобство по одним вопросам, на практике оборачиваются дополнительными проблемами по другим.

К примеру, данный подход не решает основную проблему, отмеченную при описании предыдущего решения, а именно несовпадение данных первичных документов ERP-системы с данными отчетности. Несоответствие информации, полученной в результате ведения налогового учета при помощи корректирующих проводок по счетам, и информации, которая хранится и используется для ведения бухгалтерского и управленческого учета в ERP-системе, приведет к появлению непрозрачности ведения учета и отсутствию контроля.

Как было отмечено выше, одной из особенностей данного подхода является то, что исправление применяется к итоговой сумме доходов/ расходов, отраженной по определенной статье дохода/ расхода. Расчет и выверка данных, подлежащих корректировке, будет проводиться вручную вне ERP-системы. Вследствие этого, контроль и повторная проверка указанного расчета средствами ERP-системы будет невозможна. Зачастую в таких случаях, расчет и выверка данных по определенной области учета замыкается на определенном сотруднике службы бухгалтерии, который является ключевым звеном для объяснения тех или иных проведенных в ERP-системе корректировок. Очевидно, что замыкание таких важных функций на нескольких сотрудниках противоречит основам автоматизации налогового учета.

Однако, в силу простоты описанного подхода и легкости его применения практически на любом проекте внедрения ERP-системы, данный подход заслуживает пристального внимания со стороны заказчиков ERP-систем. При правильно настроенных и описанных процедурах контроля выполнения корректировок, данное решение является мощным инструментом для реализации процесса внесения корректировок при ведении налогового учета в ERP-системах.

3. Внесение изменений в первичные документы ERP-системы

Процесс корректировок данных в ERP-системах при таком решении основывается на исправлении первичного документа, данные в котором были неверно указаны при вводе в Систему. Однако не всегда первичный документ можно исправить. Для определения возможности исправления документа необходимо уточнить понятия «открытый» и «закрытый» учетный период ERP-системы.

Большинство ERP-систем предусматривают ведение календаря учета с разделением его на необходимые периоды. На практике, для ведения учета в соответствии с требованиями российского законодательства период устанавливается равным одному календарному месяцу.

Каждый период учетного календаря может иметь статус «открытый» или «закрытый». Под открытым периодом подразумевается период, используемый для ввода и обработки данных в ERP-системах. В закрытом периоде доступно только считывание введенных в открытом периоде данных. Закрытие периода является необходимым условием расчета большинства показателей и запуска расширений стандартной функциональности ERP-системы. После закрытия периода и запуска расширений стандартной функциональности, выполняющих различные расчеты и/ или распределения данных, открытие периода невозможно.

Сложность задачи автоматизации учета корректировок при решении об исправлении первичных документов напрямую зависит от того, открыт, или закрыт период, в котором были введены ошибочные данные. Если период открыт, то, для исправления ошибки в документе ERP-системы, возможно открыть и исправить этот документ, в обратном случае, если период закрыт, то документ с ошибкой исправить и удалить уже нельзя, а для задачи исправления ошибки требуется разработка специальных технических решений и методологических подходов.

Как следствие, ошибки, допущенные в прошлых отчетных периодах исправить значительно сложнее, чем ошибки, допущенные в текущем отчетном периоде, так как зачастую учетные периоды ERP-системы, относимые к прошлым отчетным периодам, уже закрыты.

Дополнительная проблема, усложняющая процесс автоматизации учета корректировок, связана с тем, что при формировании отчетности в ERP-системе за определенный период, используются данные тех документов ERP-системы, которые были созданы в этом периоде. Вследствие этого, исправление ошибок в текущем открытом периоде не приводит к автоматической корректировке отчетности за прошлый период, к которому относится ошибка.

В таких случаях, для корректного учета корректировок, введенные в открытом периоде документы ERP-системы необходимо разделять на документы, относящиеся к периоду в котором они созданы, и на документы, относящиеся к прошлым периодам, в котором произведена ошибка.

Положительной стороной описываемого подхода является согласованность данных на уровне документов ERP-системы и данных на уровне отчетности. Данный подход наиболее соответствует основным техническим принципам построения ERP-систем, так как позволяет обеспечить полноту и корректность вводимой и обрабатываемой в ERP-системе информации.

В качестве отрицательных моментов, присущих описанному решению, необходимо выделить отсутствие единого подхода к исправлению всех форм документов, а также отсутствие возможности исправления ошибки при корректировке документа для определенных областей учета ERP-систем.

Отсутствие единого подхода объясняется различием форм документов и типов вводимых в них данных. Если при подходе, осуществляющим корректировки данных на уровне плана счетов необходимо исправить только неверное значение суммы для определенного счета, то в данном подходе необходимо исправлять различные типы данных (суммы, даты, количества, дополнительные признаки и др.), в которых могла быть допущена ошибка.

Отсутствие возможности исправления ошибки при корректировке документа для определенных областей учета ERP-систем объясняется сложным техническим и методологическим подходом по таким областям учета. Рассмотрим в качестве примера формирование стоимости основных средств. Допустим, при формировании карточки объекта основных средств была допущена ошибка в определении первоначальной стоимости (стоимость оказалась занижена), которую обнаружили только через год после начала амортизации актива. Для добавления суммы к первоначальной стоимости актива во многих ERP-системах нет иной технической возможности кроме проведения такого увеличения в качестве достройки, дооборудования, модернизации актива. Однако такая операция приведет к искажению существующих фактов хозяйственной деятельности, а также к неверному определению сумм начисленной амортизации, так как после увеличения стоимости актива, автоматически увеличится сумма ежемесячной амортизации.

В заключении необходимо отметить так называемые «каскадные» ошибки, при возникновении которых требуется наиболее детальная проработка технических и методологических аспектов их решения при выборе описанного подхода к автоматизации ведения корректировок в ERP-системе.

Представим себе, что в налоговом учете неправильно осуществлен расчет расходов на оплату труда, и указанная ошибка обнаруживается и исправляется спустя один год. Такая ошибка потребует исправления суммы расходов на оплату труда, после этого потребуется внести изменение в расчеты расходов, подлежащих нормированию. Кроме того, если организация ведет учет незавершенного производства необходимо рассчитывать влияние указанных корректировок и внести изменения и в этот расчет. Такая цепь ошибок называется каскадной ошибкой.

Таким образом, ошибка, допущенная при расчете одного показателя (в данном случае суммы расходов на оплату труда) потребует большого числа корректировок других показателей. Для таких случаев прорабатывается методологический подход по исправлению ошибки и технические возможности его реализации. На практике каскадные ошибки исправляются последовательным применением корректировок к каждому возникшему в результате ошибки искажению данных.

По опыту участия PricewaterhouseCoopers на проектах внедрения ERP-систем, полная автоматизация процесса внесения корректировок для всего многообразия ошибок, допускаемых при ведении учета в ERP-системах, невозможна.

Наиболее сбалансированным подходом является ограничение многообразия ошибок некоторым набором, таким образом, чтобы автоматизация корректировок являлась оправданной с точки зрения финансовых и временных затрат на ее выполнение. Как следствие, при ограничении количества ошибок должны учитываться аспекты материальности ошибок и сложностей технической реализации их корректировок.

После определения перечня ошибок необходимо произвести их классификацию. Типы ошибок разбиваются по группам, в зависимости от их природы и сложности внесения исправлений. Для каждой группы ошибок можно использовать одно из описанных в данной статье решений, наиболее подходящее с точки зрения методологии налогового учета и возможностей для технической реализации. Таким образом, при помощи комбинирования решений можно получить оптимальный подход по ведению корректировок по налоговому учету в ERP-системе в целом.

Как показывает практика, процесс автоматизации ведения корректировок в части налогового учета в ERP-системах требует участия на проектах внедрения ERP-систем профессиональных консультантов в области налогового законодательства, имеющих успешный опыт по внедрению данного процесса в ERP-системах.

Читать далее...

Золушка ERP систем

Автоматизация налогового учета
Авторы: Дмитрий Жинкин, Кирилл Никитин, Алла Шаляпина

Как известно в ходе проведения аудитов предприятий повышенное внимание уделяется рискам в области налогового учета. Во многих предприятиях процесс ведения налогового учета автоматизирован в системах класса ERP и, соответственно, выявляемые риски являются результатом ошибок, допущенных в процессе внедрения ERP-системы. Зачастую наиболее эффективным решением в сложившейся ситуации является повторная настройка процессов ведения налогового учета в существующей ERP-системе, что представляется весьма непростой задачей. Для снижения вероятности возникновения аналогичных ситуаций необходимо иметь представления о наиболее часто возникающих при автоматизации налогового учета ошибках, уметь их классифицировать и понимать основные причины их возникновения.

“Без ERP-системы в наше время немыслима подготовка отчетности по международным стандартам (МСФО, ОПБУ США)”

За последние пять лет количество внедрений ERP-систем по всем значимым отраслям промышленности и финансового сектора возросло как минимум на два порядка. Использование Oracle E-Business Suite или SAP R/3, Microsoft Axapta, JD Edwards и т.д. стало не только объективным требованием времени, но и своего рода «правилом хорошего тона» для любой уважающей себя корпорации, без соблюдения которого не пустят в приличное общество. Это неудивительно – без ERP-системы в наше время немыслима подготовка отчетности по международным стандартам (МСФО, ОПБУ США), неубедительно утверждение о наличии в компании оперативной и качественной управленческой отчетности, позволяющей принимать обоснованные и своевременные управленческие решения. А значит, невозможны выход на международные рынки капитала, привлечение стратегического инвестора, и получение заемных средств в ведущих банках.

Оценка качества внедрений – куда более сложная задача, чем констатация факта роста их количества. Не замахиваясь на ее решение, ограничимся утверждением о том, что далеко не везде заказчики полностью использовали потенциал ERP-систем. Если же выбирать самую невостребованную область их функциональности, то первое место в рейтинге по праву займет автоматизация налогового учета. В ряде случаев решение этой задачи вообще остается за рамками проекта. Чаще, впрочем, встречается ситуация, в которой автоматизация осуществлена субоптимально, как на уровне проектных решений, так и на уровне реализации. В этом случае качество налогового учета и составленной на его основе налоговой отчетности не просто неудовлетворительно, но и порой дискредитирует в глазах пользователей саму идею автоматизации налогового учета в ERP-системах. Финансовая и налоговая служба, руководители которых могут нести административную и даже уголовную ответственность за неуплату налогов, крайне заинтересованы в его качестве.

Наш опыт, полученный как в рамках проверок, так и при методологическом сопровождении проектов внедрения ERP-систем, позволяет утверждать, что основная причина неудачной автоматизации налогового учета – элементарная недооценка сложности задачи и недостаточное внимание к той части системной методологии, которая связана с налоговым учетом.

В тоже время, полномасштабная качественная реализация налогового учета в наиболее «продвинутых» ERP-системах – непростая, но вполне осуществимая задача, позволяющая отказаться от параллельного учета даже при использовании специализированного решения, Что нужно для ее решения? – прежде всего, проанализировать наиболее типичные – чужие – ошибки и разобраться с их причинами.

Семь нянек налогового учета

Некоторые заказчики обладают весьма общими представлениями о возможностях и средствах внедряемой ERP-системы, а также принципах реализации тех или иных аспектов налогового учета, связанных с использованием этих средств. Системные интеграторы, наоборот, зачастую имеют лишь общее представление о налоговом законодательстве, в силу того, что они либо в принципе не оказывают консультационных услуг в области налогового учета, либо не имеют достаточного опыта в этой сфере деятельности.В результате, компаниями-интеграторами при внедрении учетной методологии в первую очередь рассматривается сложность ее реализации в ERP-системе, а не ее корректность с точки зрения налогового законодательства. Соответственно, для выполнения системными интеграторами функций, связанных с разработкой архитектуры ERP-систем в части, связанной с методологией налогового учета, им требуется четкая постановка задачи. Как правило, консультанты рассчитывают на значительную методологическую поддержку со стороны специалистов заказчика.

Однако на практике, даже при наличии у заказчика сильного департамента налогового учета, нельзя рассчитывать на корректное построение системной методологии, а тем более на ее реализацию в ERP-системе, в полном соответствии с принятыми заказчиком методологическими решениями. Подобная ситуация возникает в связи с тем, что заказчик не может сформулировать необходимые требования к ERP-системе по двум основным причинам. Во–первых, в силу крайней занятости высококвалифицированных специалистов заказчик не может себе позволить отвлекать их от основных обязанностей на достаточно длительный период времени. Во–вторых, методологическое сопровождение подобных проектов требует не только знания налогового законодательства, но и опыта реализации тех или иных его аспектов в ERP-системах. В результате заказчик при постановке задачи интегратору не обеспечивает необходимую степень детализации.

Ошибки пилотажа

При реализации учетной методологии в ERP-системе в ее основу, как правило, закладывается ряд допущений адекватных для той части компании, в которой осуществляется «пилотный» запуск системы.

Изменение системной методологии после начала развертывания ERP-системы на всем предприятии, как правило, приводит к значительному удорожанию проекта, особенно в случае, если добавленные положения требуют изменения концепции налогового учета. Для решения этой проблемы необходимо применять системный подход, заранее прорабатывая возможность реализации всех аспектов налогового учета в системе. Таким образом, учет операций, отсутствующих в работе пилотного подразделения , по меньшей мере, не должен требовать изменения концепции налогового учета. Кроме того, всегда следует учитывать возможность появления новых бизнес-операций у предприятия, не принятых к рассмотрению на стадии создания методологии.

Перестроение на марше

Еще одной проблемой при реализации налогового учета в ERP-системах является изменение законодательства после старта проекта. В силу того, что проекты внедрения, как правило, имеют большую продолжительность, а российское законодательство меняется так часто, что Налоговый кодекс уже давно даже не пытаются издавать в твердом переплете, элементы методологии, заложенные в ERP-системах, могут потерять актуальность к концу проекта, а то и раньше. Для того, чтобы этого избежать, необходимо своевременно отслеживать предстоящие изменения на стадии законопроектов и продумывать возможности адаптации заложенных на соответствующий момент настроек системы.

Не менее важно обеспечить мониторинг законодательства и после запуска системы в промышленную эксплуатацию, а также заложить возможности корректировки настроек на этапе планирования архитектуры системы и разработки концепции налогового учета.

Не ошибается тот, кого проверяют

Даже в случае разработки детальной системной методологии остается вероятность несоответствия методологических решений, реализованных в ERP-системе, положениям разработанной и утвержденной системной методологии в результате ошибок, допущенных при внедрении. Выявление подобных ошибок возможно исключительно путем контроля над реализацией технических заданий (функциональных дизайнов) – детальным тестированием.

Опасные иллюзии

Причиной некорректной автоматизации налогового учета может являться не обоснованное решение о применении стандартной функциональности ERP-системы.

Под стандартной функциональностью понимается набор функций, изначально заложенный в ERP-системе, который охватывает достаточно обширные области автоматизации, в том числе, в части налогового учета. Подразумевается, что эти функции работают четко и безошибочно, однако многие из реализованных алгоритмов не соответствуют нормам налогового законодательства.

Нередко компании-поставщики ERP-систем оптимистично утверждают, что поскольку в системе уже заложены все ключевые аспекты налогового учета (включая книгу покупок/продаж, расчет суммовых разниц, нормирование расходов и т.д.), то в процессе внедрения необходима якобы лишь незначительная доработка (адаптация, настройка) ERP-системы под условия заказчика.

Таким образом, у заказчика формируется приятное, хотя и не вполне соответствующее действительности впечатление о том, что ему не потребуется прилагать значительных усилий в ходе реализации налогового учета. Однако на практике предлагаемые консультантами версии ERP-систем требуют крайне серьезных доработок в части методологии, а стандартные решения могут просто не поддерживать налоговый учет ряда бизнес-операций, прежде всего там, где задействованы сложные производственные процессы, переработка, многократный передел. Более того, многие сложные вопросы, касающиеся собственно методологии налогового учета, в рамках стандартной функциональности в принципе не решены, иные решены некорректно.

Добавим, что никакие пакеты российской локализации или доработки ERP-системы в последующем, в том числе в связи с изменением законодательства, не являются универсальным решением проблемы возможного несоответствия системной методологии налоговому законодательству. Соответственно, прежде чем использовать реализованные в стандартной функциональности аспекты налогового учета (например, учет финансовых вложений), необходимо проводить их детальное тестирование.

На чужих ошибках

Таким образом, большинство ошибок, возникающих при реализации налогового учета в ERP-системах, сводятся к двум основным типам.

К первому типу относятся ошибки, касающиеся автоматизации в ERP-системах наиболее сложных в части налогового учета хозяйственных операций.

Ко второму типу относятся ошибки, возникающие при неправильном использовании алгоритмов, заложенных в стандартной функциональности модулей ERP-системы.
В качестве примера, рассмотрим несколько хозяйственных операций, при автоматизации которых наиболее часто возникают ошибки первого типа. Так, при автоматизации расчета суммы расходов на формирование резерва по сомнительным долгам необходимо учитывать дебиторскую задолженность только по товарам (работам, услугам), и только в части задолженности, которая не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена залогом, поручительством, банковской гарантией. У представителей методологических отделов компаний, как правило, не возникает вопросов в трактовке и применении положений статьи 266 Налогового кодекса РФ, касающихся порядка учета расходов на формирование резерва по сомнительным долгам.

Консультанты при реализации в информационной системе схемы расчета суммы сомнительной дебиторской задолженности, без выставления дополнительных требований со стороны заказчика, могут допускать методологические ошибки в части налогового учета. Наиболее распространенными являются: включение в резерв всей дебиторской задолженности, включая дебиторскую задолженность по имущественным правам и обеспеченную залогом, а также расчет величины резерва по сомнительным долгам без учета сумм дебиторской задолженности по частично оплаченным счетам-фактурам.

Примером ошибки, относящейся ко второму типу, является некорректная реализация расчета суммовых разниц для целей налогообложения. В большинстве случаев заказчику предлагается осуществить реализацию схемы расчета суммовых разниц по требованиям и обязательствам, выраженным в иностранной валюте, методами стандартной функциональности ERP-системы, которые корректно работают лишь для расчета (пересчета) курсовых разниц. В результате применения предлагаемой схемы требования и обязательства, подлежащие оплате в рублях, переоцениваются на конец каждого отчетного периода, что приводит к искажению налоговой базы при расчете внереализационных доходов (расходов). К каким последствиям это ведет в период нестабильности обменного курса – объяснять излишне.

Работа над ошибками

Для минимизации рисков, связанных с возникновением ошибок первого типа целесообразным является привлечение специализированных компаний на всех стадиях проекта (разработка системной методологии, выставление требований к ERP-сиcтеме в части налогового учета, постановка задачи разработчикам и тестирование результатов внедрения). Это позволит устранять возможные ошибки на первоначальной стадии их возникновения, и существенным образом сэкономить бюджет проекта.

Ошибки второго типа могут быть выявлены, как правило, только в результате детального тестирования, проводимого в рамках методологического сопровождения проекта.

На практике, как правило, проводится тестирование результатов работы ERP-системы на предмет соответствия техническому заданию, данному программистам. При этом контроль соответствия технического задания нормам налогового законодательства при тестировании не осуществляется. Кроме того, как показывает практика, сценарии тестирования, зачастую, содержат лишь самые общие случаи.

Стоимость ошибки

Недооценка роли методологического сопровождения проектов внедрения ERP-систем приводит к увеличению трудозатрат и стоимости работ при внедрении. В связи с этим после завершения проекта внедрения заказчик часто получает нежизнеспособную систему, требующую значительной доработки, и, соответственно, больших дополнительных затрат. Несвоевременное обнаружение ошибок и их устранение после начала промышленной эксплуатации ERP-системы может привести к удорожанию проекта в несколько раз. Это также приводит к увеличению сроков выполнения проекта, появлению незапланированных дополнительных этапов. Таким образом, причиной большинства неудач при внедрении налогового учета в ERP-системах и связанных с ними рисками является непроработанная надлежащим образом системная методология в части налогового учета.

Привлечение специалистов в области налогового консалтинга, а также методологического сопровождения проектов внедрения ERP-систем поможет свести к минимуму риски неуспешной автоматизации налогового учета, связанные с методологией.

Читать далее...