Золушка ERP систем

Автоматизация налогового учета
Авторы: Дмитрий Жинкин, Кирилл Никитин, Алла Шаляпина

Как известно в ходе проведения аудитов предприятий повышенное внимание уделяется рискам в области налогового учета. Во многих предприятиях процесс ведения налогового учета автоматизирован в системах класса ERP и, соответственно, выявляемые риски являются результатом ошибок, допущенных в процессе внедрения ERP-системы. Зачастую наиболее эффективным решением в сложившейся ситуации является повторная настройка процессов ведения налогового учета в существующей ERP-системе, что представляется весьма непростой задачей. Для снижения вероятности возникновения аналогичных ситуаций необходимо иметь представления о наиболее часто возникающих при автоматизации налогового учета ошибках, уметь их классифицировать и понимать основные причины их возникновения.

“Без ERP-системы в наше время немыслима подготовка отчетности по международным стандартам (МСФО, ОПБУ США)”

За последние пять лет количество внедрений ERP-систем по всем значимым отраслям промышленности и финансового сектора возросло как минимум на два порядка. Использование Oracle E-Business Suite или SAP R/3, Microsoft Axapta, JD Edwards и т.д. стало не только объективным требованием времени, но и своего рода «правилом хорошего тона» для любой уважающей себя корпорации, без соблюдения которого не пустят в приличное общество. Это неудивительно – без ERP-системы в наше время немыслима подготовка отчетности по международным стандартам (МСФО, ОПБУ США), неубедительно утверждение о наличии в компании оперативной и качественной управленческой отчетности, позволяющей принимать обоснованные и своевременные управленческие решения. А значит, невозможны выход на международные рынки капитала, привлечение стратегического инвестора, и получение заемных средств в ведущих банках.

Оценка качества внедрений – куда более сложная задача, чем констатация факта роста их количества. Не замахиваясь на ее решение, ограничимся утверждением о том, что далеко не везде заказчики полностью использовали потенциал ERP-систем. Если же выбирать самую невостребованную область их функциональности, то первое место в рейтинге по праву займет автоматизация налогового учета. В ряде случаев решение этой задачи вообще остается за рамками проекта. Чаще, впрочем, встречается ситуация, в которой автоматизация осуществлена субоптимально, как на уровне проектных решений, так и на уровне реализации. В этом случае качество налогового учета и составленной на его основе налоговой отчетности не просто неудовлетворительно, но и порой дискредитирует в глазах пользователей саму идею автоматизации налогового учета в ERP-системах. Финансовая и налоговая служба, руководители которых могут нести административную и даже уголовную ответственность за неуплату налогов, крайне заинтересованы в его качестве.

Наш опыт, полученный как в рамках проверок, так и при методологическом сопровождении проектов внедрения ERP-систем, позволяет утверждать, что основная причина неудачной автоматизации налогового учета – элементарная недооценка сложности задачи и недостаточное внимание к той части системной методологии, которая связана с налоговым учетом.

В тоже время, полномасштабная качественная реализация налогового учета в наиболее «продвинутых» ERP-системах – непростая, но вполне осуществимая задача, позволяющая отказаться от параллельного учета даже при использовании специализированного решения, Что нужно для ее решения? – прежде всего, проанализировать наиболее типичные – чужие – ошибки и разобраться с их причинами.

Семь нянек налогового учета

Некоторые заказчики обладают весьма общими представлениями о возможностях и средствах внедряемой ERP-системы, а также принципах реализации тех или иных аспектов налогового учета, связанных с использованием этих средств. Системные интеграторы, наоборот, зачастую имеют лишь общее представление о налоговом законодательстве, в силу того, что они либо в принципе не оказывают консультационных услуг в области налогового учета, либо не имеют достаточного опыта в этой сфере деятельности.В результате, компаниями-интеграторами при внедрении учетной методологии в первую очередь рассматривается сложность ее реализации в ERP-системе, а не ее корректность с точки зрения налогового законодательства. Соответственно, для выполнения системными интеграторами функций, связанных с разработкой архитектуры ERP-систем в части, связанной с методологией налогового учета, им требуется четкая постановка задачи. Как правило, консультанты рассчитывают на значительную методологическую поддержку со стороны специалистов заказчика.

Однако на практике, даже при наличии у заказчика сильного департамента налогового учета, нельзя рассчитывать на корректное построение системной методологии, а тем более на ее реализацию в ERP-системе, в полном соответствии с принятыми заказчиком методологическими решениями. Подобная ситуация возникает в связи с тем, что заказчик не может сформулировать необходимые требования к ERP-системе по двум основным причинам. Во–первых, в силу крайней занятости высококвалифицированных специалистов заказчик не может себе позволить отвлекать их от основных обязанностей на достаточно длительный период времени. Во–вторых, методологическое сопровождение подобных проектов требует не только знания налогового законодательства, но и опыта реализации тех или иных его аспектов в ERP-системах. В результате заказчик при постановке задачи интегратору не обеспечивает необходимую степень детализации.

Ошибки пилотажа

При реализации учетной методологии в ERP-системе в ее основу, как правило, закладывается ряд допущений адекватных для той части компании, в которой осуществляется «пилотный» запуск системы.

Изменение системной методологии после начала развертывания ERP-системы на всем предприятии, как правило, приводит к значительному удорожанию проекта, особенно в случае, если добавленные положения требуют изменения концепции налогового учета. Для решения этой проблемы необходимо применять системный подход, заранее прорабатывая возможность реализации всех аспектов налогового учета в системе. Таким образом, учет операций, отсутствующих в работе пилотного подразделения , по меньшей мере, не должен требовать изменения концепции налогового учета. Кроме того, всегда следует учитывать возможность появления новых бизнес-операций у предприятия, не принятых к рассмотрению на стадии создания методологии.

Перестроение на марше

Еще одной проблемой при реализации налогового учета в ERP-системах является изменение законодательства после старта проекта. В силу того, что проекты внедрения, как правило, имеют большую продолжительность, а российское законодательство меняется так часто, что Налоговый кодекс уже давно даже не пытаются издавать в твердом переплете, элементы методологии, заложенные в ERP-системах, могут потерять актуальность к концу проекта, а то и раньше. Для того, чтобы этого избежать, необходимо своевременно отслеживать предстоящие изменения на стадии законопроектов и продумывать возможности адаптации заложенных на соответствующий момент настроек системы.

Не менее важно обеспечить мониторинг законодательства и после запуска системы в промышленную эксплуатацию, а также заложить возможности корректировки настроек на этапе планирования архитектуры системы и разработки концепции налогового учета.

Не ошибается тот, кого проверяют

Даже в случае разработки детальной системной методологии остается вероятность несоответствия методологических решений, реализованных в ERP-системе, положениям разработанной и утвержденной системной методологии в результате ошибок, допущенных при внедрении. Выявление подобных ошибок возможно исключительно путем контроля над реализацией технических заданий (функциональных дизайнов) – детальным тестированием.

Опасные иллюзии

Причиной некорректной автоматизации налогового учета может являться не обоснованное решение о применении стандартной функциональности ERP-системы.

Под стандартной функциональностью понимается набор функций, изначально заложенный в ERP-системе, который охватывает достаточно обширные области автоматизации, в том числе, в части налогового учета. Подразумевается, что эти функции работают четко и безошибочно, однако многие из реализованных алгоритмов не соответствуют нормам налогового законодательства.

Нередко компании-поставщики ERP-систем оптимистично утверждают, что поскольку в системе уже заложены все ключевые аспекты налогового учета (включая книгу покупок/продаж, расчет суммовых разниц, нормирование расходов и т.д.), то в процессе внедрения необходима якобы лишь незначительная доработка (адаптация, настройка) ERP-системы под условия заказчика.

Таким образом, у заказчика формируется приятное, хотя и не вполне соответствующее действительности впечатление о том, что ему не потребуется прилагать значительных усилий в ходе реализации налогового учета. Однако на практике предлагаемые консультантами версии ERP-систем требуют крайне серьезных доработок в части методологии, а стандартные решения могут просто не поддерживать налоговый учет ряда бизнес-операций, прежде всего там, где задействованы сложные производственные процессы, переработка, многократный передел. Более того, многие сложные вопросы, касающиеся собственно методологии налогового учета, в рамках стандартной функциональности в принципе не решены, иные решены некорректно.

Добавим, что никакие пакеты российской локализации или доработки ERP-системы в последующем, в том числе в связи с изменением законодательства, не являются универсальным решением проблемы возможного несоответствия системной методологии налоговому законодательству. Соответственно, прежде чем использовать реализованные в стандартной функциональности аспекты налогового учета (например, учет финансовых вложений), необходимо проводить их детальное тестирование.

На чужих ошибках

Таким образом, большинство ошибок, возникающих при реализации налогового учета в ERP-системах, сводятся к двум основным типам.

К первому типу относятся ошибки, касающиеся автоматизации в ERP-системах наиболее сложных в части налогового учета хозяйственных операций.

Ко второму типу относятся ошибки, возникающие при неправильном использовании алгоритмов, заложенных в стандартной функциональности модулей ERP-системы.
В качестве примера, рассмотрим несколько хозяйственных операций, при автоматизации которых наиболее часто возникают ошибки первого типа. Так, при автоматизации расчета суммы расходов на формирование резерва по сомнительным долгам необходимо учитывать дебиторскую задолженность только по товарам (работам, услугам), и только в части задолженности, которая не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена залогом, поручительством, банковской гарантией. У представителей методологических отделов компаний, как правило, не возникает вопросов в трактовке и применении положений статьи 266 Налогового кодекса РФ, касающихся порядка учета расходов на формирование резерва по сомнительным долгам.

Консультанты при реализации в информационной системе схемы расчета суммы сомнительной дебиторской задолженности, без выставления дополнительных требований со стороны заказчика, могут допускать методологические ошибки в части налогового учета. Наиболее распространенными являются: включение в резерв всей дебиторской задолженности, включая дебиторскую задолженность по имущественным правам и обеспеченную залогом, а также расчет величины резерва по сомнительным долгам без учета сумм дебиторской задолженности по частично оплаченным счетам-фактурам.

Примером ошибки, относящейся ко второму типу, является некорректная реализация расчета суммовых разниц для целей налогообложения. В большинстве случаев заказчику предлагается осуществить реализацию схемы расчета суммовых разниц по требованиям и обязательствам, выраженным в иностранной валюте, методами стандартной функциональности ERP-системы, которые корректно работают лишь для расчета (пересчета) курсовых разниц. В результате применения предлагаемой схемы требования и обязательства, подлежащие оплате в рублях, переоцениваются на конец каждого отчетного периода, что приводит к искажению налоговой базы при расчете внереализационных доходов (расходов). К каким последствиям это ведет в период нестабильности обменного курса – объяснять излишне.

Работа над ошибками

Для минимизации рисков, связанных с возникновением ошибок первого типа целесообразным является привлечение специализированных компаний на всех стадиях проекта (разработка системной методологии, выставление требований к ERP-сиcтеме в части налогового учета, постановка задачи разработчикам и тестирование результатов внедрения). Это позволит устранять возможные ошибки на первоначальной стадии их возникновения, и существенным образом сэкономить бюджет проекта.

Ошибки второго типа могут быть выявлены, как правило, только в результате детального тестирования, проводимого в рамках методологического сопровождения проекта.

На практике, как правило, проводится тестирование результатов работы ERP-системы на предмет соответствия техническому заданию, данному программистам. При этом контроль соответствия технического задания нормам налогового законодательства при тестировании не осуществляется. Кроме того, как показывает практика, сценарии тестирования, зачастую, содержат лишь самые общие случаи.

Стоимость ошибки

Недооценка роли методологического сопровождения проектов внедрения ERP-систем приводит к увеличению трудозатрат и стоимости работ при внедрении. В связи с этим после завершения проекта внедрения заказчик часто получает нежизнеспособную систему, требующую значительной доработки, и, соответственно, больших дополнительных затрат. Несвоевременное обнаружение ошибок и их устранение после начала промышленной эксплуатации ERP-системы может привести к удорожанию проекта в несколько раз. Это также приводит к увеличению сроков выполнения проекта, появлению незапланированных дополнительных этапов. Таким образом, причиной большинства неудач при внедрении налогового учета в ERP-системах и связанных с ними рисками является непроработанная надлежащим образом системная методология в части налогового учета.

Привлечение специалистов в области налогового консалтинга, а также методологического сопровождения проектов внедрения ERP-систем поможет свести к минимуму риски неуспешной автоматизации налогового учета, связанные с методологией.