Мина замедленного действия

Корректировки по налоговому учёту в ERP-системах: постановка задачи, обобщение и сравнительный анализ методологических решений

Авторы: Кирилл Никитин, Сергей Сараев

Как известно, работа сапёра отличается от остальных профессий тем, что ошибаются в ней один раз в жизни. Поэтому сапёры учатся только на чужих ошибках, а всем остальным доступна роскошь совершения – и исправления — ошибок собственных (как, впрочем, и сомнительное «удовольствие» обнаружения и исправления чужих ошибок). Более того, в том, что касается налогового учёта и отчётности (процессу корректировок в котором — а вовсе не разминированию, как можно было подумать — посвящена настоящая статья), внесение исправлений в прошлые периоды (из-за ошибок и вновь открывшихся обстоятельств) — прямая обязанность налогоплательщика (см., напр., ст.81 НК РФ) и одновременно — рутинный, отработанный бизнес-процесс.

“Как известно, не ошибается тот, кто не работает. Исправление ошибок — это зачастую повседневная трудоемкая задача многих бухгалтеров. Внедрение ERP-системы может помочь упростить эту задачу.”

Рутинный — до той поры, пока ведение налогового учёта и составление налоговой отчётности не оказываются автоматизированными в системе класса ERP — которые, по общему правилу, внесения исправлений в «закрытые» периоды не допускают. Вот тогда выясняется, что методологию корректировок для целей налогового учёта и отчётности в ERP-системе следовало продумывать до внедрения системы, а не после её ввода в эксплуатацию (как происходит на практике в большинстве случаев — если внедрение в принципе предусматривало автоматизацию налогового учёта).

Если эта мысль не вызывает у вас внутреннего отторжения, то первая задача этой статьи авторами достигнута: столкнувшись с автоматизацией налогового учёта, вы детально расспросите проектную команду, разработчика ПО и представителей консультанта-интегратора о возможностях внесения корректировок для целей налогового учёта, а получив ответы, подтвердите, что это критично важно для успеха проекта автоматизации.

Вторая (она же последняя) задача — обобщение, на основе многолетнего опыта авторов в автоматизации налогового учёта в ERP-системах, методологических решений процесса корректировок и их сравнительный анализ, представленные ниже — позволит вам ещё раз убедиться в том, что автоматизация налогового учёта — не минное поле, и накопленный нами опыт в полной мере применим в вашей организации.

Постановка задачи

Исправительная проводка в бухгалтерском учете, повторный расчет налогооблагаемой базы, подача уточненной декларации — вот максимум того, что теоретически необходимо сделать бухгалтеру при обнаружении и исправлении ошибки. При использовании ERP-систем для автоматизации ведения налогового учета, процесс корректировки данных становится достаточно сложным. Основной принцип ведения учета в ERP-системах (однократный ввод данных и их последующее многократное использование) по своей сути не подразумевает многократные исправления введенной информации. Однако в связи с тем, что данные операции очень распространены на практике, на проектах внедрения ERP-систем появились многочисленные решения по корректировкам введенных данных, но эти решения зачастую носят незаконченный характер, ввиду отсутствия детальной проработки решений с точки зрения методологии налогового учета и должного внимания к данной проблеме.

Зачастую постановка задачи и проработка решения по реализации процесса корректировок не производится на начальном этапе внедрения ERP-систем, либо производится недостаточно подробно. О данной проблеме всерьез начинают задумываться только на этапе тестовой эксплуатации ERP-системы, когда допущены первые ошибки ввода информации, а описание по их исправлению в сопроводительных технических документах отсутствует. В таких случаях предприятия фактически не могут вести учет в ERP-системе, так как не могут оперативно исправить допущенные ошибки, при помощи предоставленного инструментария системы.

Необходимые знания о вариантах решения данной задачи при внедрении ERP-систем, а также о положительных и отрицательных сторонах таких решений с точки зрения методологии налогового учета позволят компаниям автоматизировать процесс внесения корректировок без значительных финансовых и временных потерь.

Как известно, не ошибается тот, кто не работает. Исправление ошибок — это зачастую повседневная трудоемкая задача многих бухгалтеров. Внедрение ERP-системы может помочь упростить эту задачу только при должном внимании к постановке требований для такой задачи, а также при правильном выборе решения для ее реализации. Автоматизация процесса учета корректировок в ERP-системах на данный момент является одной из самых сложных и важных и в то же время одной из самых неописанных проблем, ожидающих компаний — заказчиков ERP-систем.

Одной из самых больших сложностей при автоматизации процесса внесения корректировок в ERP-системе является различный подход к учету корректировок для целей бухгалтерского и налогового учета. Для детальной проработки этой и других сопутствующих данному вопросу задач, на практике используются следующие решения по автоматизации процесса корректировки данных:

1. Отсутствие проработанного решения/ процесс осуществления корректировок данных вне ERP-системы

Отсутствие подхода и соответствующего инструментария для формирования корректировок в целях налогового учета в ERP-системе, как ни странно, является одним из наиболее распространенных подходов на проектах внедрения ERP-систем. В соответствии с данным подходом компании — интеграторы рекомендуют осуществлять процесс корректировки данных вручную вне ERP-системы.

Ведение корректировок для целей налогового учета вне ERP-системы представляется трудоемкой задачей, не избавляющей специалистов заказчика ERP-системы от ведения управленческого и бухгалтерского учета в ERP-системе. Вследствие этого, возникает несоответствие информации, полученной в результате ведения налогового учета вне системы, информации, которая хранится и используется для ведения бухгалтерского и управленческого учета в ERP-системе, что неизбежно приводит к провалу автоматизации налогового учета в ERP-системе в целом.

С течением времени исторические данные налогового учета, хранящиеся в ERP-системе, становится невозможно использовать в силу допущенных в них ошибок, что влечет пересчет и перепроверку данных вручную вне ERP-системы. Таким образом, отсутствие автоматизации ведения корректировок данных налогового учета в ERP-системе постепенно приводит к отсутствию ведения налогового учета в целом.

2. Осуществление корректировок данных на уровне плана счетов бухгалтерского учета (счетов налогового учета в отдельном модуле — в случае использования такого модуля (например, «Налоговая книга») на проекте внедрения ERP-системы)

В соответствии с данным подходом корректировка данных осуществляется на уровне синтетических счетов бухгалтерского учета и/или синтетических счетов налогового учета, в случае, если существует проектное решение о выделении налоговых счетов и накоплении по ним информации для целей налогообложения.

Процесс корректировок при таком подходе заключается в расчете и исправлении итоговых сумм по определенной статье дохода/ расхода налогового учета путем корректировки сальдо по синтетическим счетам.

Положительные моменты такого подхода лежат на поверхности — к явным плюсам необходимо отнести легкость внедрения подхода с технической стороны, а также простоту и единообразие подхода с методологической точки зрения. Легкость внедрения данного решения обеспечивается обособлением исправленных данных от данных, введенных в ERP-систему с ошибками. Единообразие и простота подхода обеспечиваются при помощи интуитивно понятной для любого бухгалтера системы синтетических счетов и их нумерации.

Как известно, из плюсов решения зачастую следуют его минусы, поэтому простота и удобство по одним вопросам, на практике оборачиваются дополнительными проблемами по другим.

К примеру, данный подход не решает основную проблему, отмеченную при описании предыдущего решения, а именно несовпадение данных первичных документов ERP-системы с данными отчетности. Несоответствие информации, полученной в результате ведения налогового учета при помощи корректирующих проводок по счетам, и информации, которая хранится и используется для ведения бухгалтерского и управленческого учета в ERP-системе, приведет к появлению непрозрачности ведения учета и отсутствию контроля.

Как было отмечено выше, одной из особенностей данного подхода является то, что исправление применяется к итоговой сумме доходов/ расходов, отраженной по определенной статье дохода/ расхода. Расчет и выверка данных, подлежащих корректировке, будет проводиться вручную вне ERP-системы. Вследствие этого, контроль и повторная проверка указанного расчета средствами ERP-системы будет невозможна. Зачастую в таких случаях, расчет и выверка данных по определенной области учета замыкается на определенном сотруднике службы бухгалтерии, который является ключевым звеном для объяснения тех или иных проведенных в ERP-системе корректировок. Очевидно, что замыкание таких важных функций на нескольких сотрудниках противоречит основам автоматизации налогового учета.

Однако, в силу простоты описанного подхода и легкости его применения практически на любом проекте внедрения ERP-системы, данный подход заслуживает пристального внимания со стороны заказчиков ERP-систем. При правильно настроенных и описанных процедурах контроля выполнения корректировок, данное решение является мощным инструментом для реализации процесса внесения корректировок при ведении налогового учета в ERP-системах.

3. Внесение изменений в первичные документы ERP-системы

Процесс корректировок данных в ERP-системах при таком решении основывается на исправлении первичного документа, данные в котором были неверно указаны при вводе в Систему. Однако не всегда первичный документ можно исправить. Для определения возможности исправления документа необходимо уточнить понятия «открытый» и «закрытый» учетный период ERP-системы.

Большинство ERP-систем предусматривают ведение календаря учета с разделением его на необходимые периоды. На практике, для ведения учета в соответствии с требованиями российского законодательства период устанавливается равным одному календарному месяцу.

Каждый период учетного календаря может иметь статус «открытый» или «закрытый». Под открытым периодом подразумевается период, используемый для ввода и обработки данных в ERP-системах. В закрытом периоде доступно только считывание введенных в открытом периоде данных. Закрытие периода является необходимым условием расчета большинства показателей и запуска расширений стандартной функциональности ERP-системы. После закрытия периода и запуска расширений стандартной функциональности, выполняющих различные расчеты и/ или распределения данных, открытие периода невозможно.

Сложность задачи автоматизации учета корректировок при решении об исправлении первичных документов напрямую зависит от того, открыт, или закрыт период, в котором были введены ошибочные данные. Если период открыт, то, для исправления ошибки в документе ERP-системы, возможно открыть и исправить этот документ, в обратном случае, если период закрыт, то документ с ошибкой исправить и удалить уже нельзя, а для задачи исправления ошибки требуется разработка специальных технических решений и методологических подходов.

Как следствие, ошибки, допущенные в прошлых отчетных периодах исправить значительно сложнее, чем ошибки, допущенные в текущем отчетном периоде, так как зачастую учетные периоды ERP-системы, относимые к прошлым отчетным периодам, уже закрыты.

Дополнительная проблема, усложняющая процесс автоматизации учета корректировок, связана с тем, что при формировании отчетности в ERP-системе за определенный период, используются данные тех документов ERP-системы, которые были созданы в этом периоде. Вследствие этого, исправление ошибок в текущем открытом периоде не приводит к автоматической корректировке отчетности за прошлый период, к которому относится ошибка.

В таких случаях, для корректного учета корректировок, введенные в открытом периоде документы ERP-системы необходимо разделять на документы, относящиеся к периоду в котором они созданы, и на документы, относящиеся к прошлым периодам, в котором произведена ошибка.

Положительной стороной описываемого подхода является согласованность данных на уровне документов ERP-системы и данных на уровне отчетности. Данный подход наиболее соответствует основным техническим принципам построения ERP-систем, так как позволяет обеспечить полноту и корректность вводимой и обрабатываемой в ERP-системе информации.

В качестве отрицательных моментов, присущих описанному решению, необходимо выделить отсутствие единого подхода к исправлению всех форм документов, а также отсутствие возможности исправления ошибки при корректировке документа для определенных областей учета ERP-систем.

Отсутствие единого подхода объясняется различием форм документов и типов вводимых в них данных. Если при подходе, осуществляющим корректировки данных на уровне плана счетов необходимо исправить только неверное значение суммы для определенного счета, то в данном подходе необходимо исправлять различные типы данных (суммы, даты, количества, дополнительные признаки и др.), в которых могла быть допущена ошибка.

Отсутствие возможности исправления ошибки при корректировке документа для определенных областей учета ERP-систем объясняется сложным техническим и методологическим подходом по таким областям учета. Рассмотрим в качестве примера формирование стоимости основных средств. Допустим, при формировании карточки объекта основных средств была допущена ошибка в определении первоначальной стоимости (стоимость оказалась занижена), которую обнаружили только через год после начала амортизации актива. Для добавления суммы к первоначальной стоимости актива во многих ERP-системах нет иной технической возможности кроме проведения такого увеличения в качестве достройки, дооборудования, модернизации актива. Однако такая операция приведет к искажению существующих фактов хозяйственной деятельности, а также к неверному определению сумм начисленной амортизации, так как после увеличения стоимости актива, автоматически увеличится сумма ежемесячной амортизации.

В заключении необходимо отметить так называемые «каскадные» ошибки, при возникновении которых требуется наиболее детальная проработка технических и методологических аспектов их решения при выборе описанного подхода к автоматизации ведения корректировок в ERP-системе.

Представим себе, что в налоговом учете неправильно осуществлен расчет расходов на оплату труда, и указанная ошибка обнаруживается и исправляется спустя один год. Такая ошибка потребует исправления суммы расходов на оплату труда, после этого потребуется внести изменение в расчеты расходов, подлежащих нормированию. Кроме того, если организация ведет учет незавершенного производства необходимо рассчитывать влияние указанных корректировок и внести изменения и в этот расчет. Такая цепь ошибок называется каскадной ошибкой.

Таким образом, ошибка, допущенная при расчете одного показателя (в данном случае суммы расходов на оплату труда) потребует большого числа корректировок других показателей. Для таких случаев прорабатывается методологический подход по исправлению ошибки и технические возможности его реализации. На практике каскадные ошибки исправляются последовательным применением корректировок к каждому возникшему в результате ошибки искажению данных.

По опыту участия PricewaterhouseCoopers на проектах внедрения ERP-систем, полная автоматизация процесса внесения корректировок для всего многообразия ошибок, допускаемых при ведении учета в ERP-системах, невозможна.

Наиболее сбалансированным подходом является ограничение многообразия ошибок некоторым набором, таким образом, чтобы автоматизация корректировок являлась оправданной с точки зрения финансовых и временных затрат на ее выполнение. Как следствие, при ограничении количества ошибок должны учитываться аспекты материальности ошибок и сложностей технической реализации их корректировок.

После определения перечня ошибок необходимо произвести их классификацию. Типы ошибок разбиваются по группам, в зависимости от их природы и сложности внесения исправлений. Для каждой группы ошибок можно использовать одно из описанных в данной статье решений, наиболее подходящее с точки зрения методологии налогового учета и возможностей для технической реализации. Таким образом, при помощи комбинирования решений можно получить оптимальный подход по ведению корректировок по налоговому учету в ERP-системе в целом.

Как показывает практика, процесс автоматизации ведения корректировок в части налогового учета в ERP-системах требует участия на проектах внедрения ERP-систем профессиональных консультантов в области налогового законодательства, имеющих успешный опыт по внедрению данного процесса в ERP-системах.