Роль информационных технологий

журнал International Tax Review

Многие корпоративные налоговые службы («налоговые службы») не имеют четкого представления о том, как следует использовать информационные технологии («ИТ») в своей работе, и применяют их в явно недостаточной мере. Одна из статей по этой теме, заслуживающая внимания, написана Марком Шутцманом из PricewaterhouseCoopers США для журнала International Tax Review. Он считает, что преимущества использования ИТ очевидны.

“Cовременные высокоэффективные технологии могут сыграть важную роль в повышении способности налоговой службы представлять результаты своей работы своевременно и в соответствии с требованиями с точки зрения управления рисками.”

Когда в компании встает вопрос об инвестициях в информационные технологии, о налоговой службе упорно «забывают», чего не скажешь о других подразделениях, входящих в состав финансовой службы организации. Такая ситуация наблюдается на протяжении последних двадцати лет. В то же время современные высокоэффективные технологии могут сыграть важную роль в повышении способности налоговой службы представлять результаты своей работы своевременно и в соответствии с требованиями с точки зрения управления рисками.

Прежде всего следует дать определение тому, что принято называть информационными технологиями в налоговой службе: каковы компоненты и функциональные возможности таких технологий, а также каким образом взаимодействуют отдельные компоненты для повышения эффективности работы, улучшения качества и управления рисками? После того как мы дадим определение информационным технологиям в налоговой службе, мы сможем рассмотреть те преимущества, которые дает на практике использование отдельных компонентов или всего комплекса технологий в целом.

Что такое информационные технологии в налоговой службе?

Нижеприведенная схема представляет собой пример передовой ИТ-платформы налоговой функции. Мы понимаем, что такая характеристика, как «передовая» («лучшая в своем классе»), является довольно расплывчатой, поскольку единого стандарта для определения того, что можно считать лучшим, не существует. Кроме того, в разных организациях представление о том, что считать лучшим, имеет существенные различия. Всё вышесказанное учитывалось нами при разработке модели, в основу которой положены следующие данные:

Схема 1: ИТ-платформа налоговой функции

Инструменты ETL – извлечение, трансформация и загрузка данных

Технологии ETL собирают информацию из разных исходных систем в хранилище данных, что позволяет пользователям работать с информацией в одном интегрированном массиве данных, который представляет собой «единую версию правды». В результате внедрения этой технологии сотрудникам организации больше не надо тратить силы на сбор данных, а также на споры о том, чьи данные являются точными; вместо этого информация становится основным инструментом, способствующим повышению эффективности процессов предприятия и его конкурентоспособности.

В таких организациях системы бизнес-анализа, поддерживаемые инструментами ETL, перестали быть «роскошью» и стали незаменимым средством достижения успеха. Эти системы не являются изолированными и функционирующими отдельно от операционной деятельности – они интегрированы в общие бизнес-процессы компании. В результате высокоэффективные системы бизнес-анализа, основанные на интегрированных данных, позволяют пользователям принимать стратегические, тактические и оперативные решения для обеспечения ежедневной работы предприятия.

• Посещение многих компаний из списка «1000 ведущих компаний мира» по версии журнала Fortune и непосредственное наблюдение за тем, как они решают вопрос оснащения налогового департамента передовыми технологиями.
  


• Мнения, составленные в ходе работы с клиентами на многочисленных проектах и в результате сотрудничества с руководителями налоговых подразделений, а также финансовыми и ИТ-директорами.
  


• Беседы с высшим руководством ведущих компаний-поставщиков программных продуктов для налоговых служб.
  

Компоненты ИТ-платформы налоговой функции

На схеме 1 цифры от 1 до 7 обозначают отдельные компоненты ИТ-платформы. Эти компоненты представлены ниже под теми же номерами, что и на схеме:

1. Интеграция с финансовой системой
2. Хранилище данных
3. Сбор данных
4. Веб-портал
5. Приложения, разработанные внешними поставщиками
6. Система управления документами
7. Доступ через веб-портал

Интеграция с финансовой системой

Получение по запросу качественных данных в формате, необходимом для подготовки налоговых расчетов и показателей налогового учета, повсеместно упоминается как основной фактор, снижающий общую эффективность работы налогового отдела. Большинство налоговых департаментов тратят огромное количество времени и усилий на сбор, проверку и обработку данных бухучета, чтобы обеспечить себя исходными данными и приступить непосредственно к своей работе. Ключом к решению этой проблемы является рациональное использование технологий, что позволяет значительно сократить усилия, необходимые для сбора, проверки и обработки данных.

Следует иметь в виду, что в одной компании налоговые данные хранятся в разных ИТ-системах:

• ERP-системы (системы планирования ресурсов предприятия)
• Системы финансовой консолидации
• Системы расчета заработной платы
• Системы учета основных средств
• Системы учета ТМЦ
• Другие системы отраслевой специфики (например, брокерские системы или системы НИОКР).

В соответствии с традиционным подходом, налоговая служба полностью зависит от подразделений и лиц, которые имеют прямой доступ к этим системам или являются их владельцами, то есть от сотрудников бухгалтерии и финансового отдела. В большинстве случаев для сбора данных сотрудники налоговой службы вынуждены направлять регулярные запросы о предоставлении отчетов в другие отделы. Этот процесс, как правило, абсолютно неэффективен. Он приводит к проволочкам в работе, требуя времени как на ожидание ответа на запрос, так и на проверку и обработку полученных данных (как правило, в виде электронной таблицы), чтобы привести их в соответствие с форматом, необходимым для налоговых расчетов и подготовки показателей налогового учета.

Нетрудно представить, сколько преимуществ могли бы дать информационные технологии, если бы налоговые специалисты использовали их в полной мере. Они смогли бы автоматизировать процесс сбора данных путем прямого подключения к множеству разных исходных систем, а также процесс дальнейшей стандартизации полученных данных на участке их подготовки. Наконец, массив стандартизированных данных можно было бы ввести в специальные налоговые системы (например, программное обеспечение по налоговому учету), системы для обеспечения соблюдения нормативно-правовых требований и аналитические инструменты.

Цель внедрения таких технологий заключается не просто в подключении налоговых систем к финансовым системам, а в их интеграции. Недостающим звеном в устаревшей технологической архитектуре подобных систем были инструменты, обеспечивающие надежную обработку данных. Эти инструменты подпадают под определение технологий ETL – инструментов извлечения, трансформации и загрузки данных. Что такое инструменты ETL и каким образом они значительно повышают эффективность налоговой системы?

Инструменты ETL способны взаимодействовать почти с любым другим видом программного обеспечения для извлечения и стандартизации соответствующих данных, а также для их ввода в другое приложение по выбору пользователя. Эти инструменты дают возможность устранить сложности, потери и риски, связанные со сбором разнообразных данных бухучета из разрозненных систем, которые необходимы для соблюдения требований налогового законодательства и подготовки налоговой отчетности.

Внедрение инструментов ETL является сложной задачей, которая не должна решаться в рамках одной лишь налоговой службы без поддержки со стороны финансового департамента и ИТ-подразделения. Вполне вероятно, что в компании уже есть лицензия на инструменты ETL и они внедрены для поддержки финансовой службы или других подразделений компании. Для того чтобы понять, как инструменты ETL и системы бизнес-анализа могут обеспечить работу налоговой функции, необходимо изучить, как эти инструменты уже используются в организации для поддержки других видов деятельности в рамках финансовой службы.

Схема 2: Пример веб-портала налоговой службы

Хранилище данных

Вторым компонентом ИТ-платформы является хранилище данных. Термины «хранилище данных » и «витрина данных» часто используются как равнозначные. Для целей данной статьи мы объединим оба понятия, хотя между ними существуют некоторые технические различия. Хранилище представляет собой репозитарий информационных ресурсов и обеспечивает консолидацию данных предприятия для целей отчетности и анализа. Данные и информация, как операционная, так и неоперационная, вводятся в хранилище обычно при помощи инструментов ETL из источников данных по мере их появления или на регулярной основе. Трансформация данных позволяет своевременно обрабатывать запросы и анализировать их, что упрощает и ускоряет процесс выполнения запросов на информацию, изначально поступившую из других источников.

Преимущества, которые дает хранилище, включают возможность преобразования данных в качественную информацию, необходимую для подготовки налоговой отчетности и соблюдения налогового законодательства, для пользователей всех уровней. Любые заинтересованные лица – клиенты, партнеры, сотрудники, менеджеры и руководители – могут получать интерактивный контент когда угодно и где угодно.

Само наличие единого источника информации для подготовки налоговой отчетности и соблюдения налогового законодательства является большим шагом вперед для многих налоговых служб. Какие еще возможности дает хранилище данных для повышения эффективности работы налоговой службы?

Хранилище налоговых данных следует рассматриваться как центр информации, в котором автоматизируется расчет отложенных налогов, принимается и хранится информация из внешних источников, а данные преобразуются в удобный для пользователей формат. Такое хранилище представляет собой площадку для хранения точных и оперативных налоговых данных, которые могут быть извлечены и переданы во внешние приложения для целей анализа, аудита, планирования и прогнозирования.

Внедрение хранилища налоговых данных может оказаться дорогостоящим мероприятием. Самым оптимальным решением является использование уже существующего в рамках финансовой службы хранилища или расширение возможностей такого хранилища данных для обеспечения работы налоговой службы. Как правило, расширить функциональность существующей ИТ-архитектуры намного проще, быстрее и дешевле, чем внедрять новое хранилище данных. Возможно также обратиться к внешним поставщикам, предлагающим технологические решения в области налогообложения, которые находятся в поиске клиентов, чтобы расширить ряд предлагаемых продуктов и включить в него стандартную модель в качестве хранилища налоговых данных. Пока рано делать выводы о том, способны ли эти поставщики производить недорогие хранилища данных для налоговых служб. Вероятно, они смогут предложить стандартную модель для хранилища, но тем не менее потребуются значительные вложения для того, чтобы выявить все источники данных, а затем настроить и перенести (распределить) их из исходных систем в хранилище.

Довольно часто встает вопрос о необходимости и преимуществах наличия хранилища данных в компании. Стандартный ответ на это вопрос – чем больше разрозненных источников информации, тем выгоднее иметь хранилище данных. Например, международная диверсифицированная компания, которая занимается двадцатью видами деятельности, имеет бесчисленное количество подразделений, целый комплекс ERP-приложений, а также многочисленные субрегистры, выиграет намного больше от наличия хранилища данных, чем локальное предприятие, в котором имеется одна интегрированная система ERP.

Сбор данных

Налоговая служба собирает данные у финансовых контролеров, бухгалтеров и налоговых служб, расположенных в иностранных юрисдикциях, а также информацию из внутренних подразделений, которая не отражается в главной книге (ERP-системе). Многие налоговые отделы продолжают собирать данные из внешних источников в виде электронных таблиц, направляемых по электронной почте. Данный метод не является примером передового опыта, так как очень сложно проследить за тем, чтобы пользователи не изменяли настройки в электронных таблицах, невзирая на пароли и защиту, установленные в рабочих листах, столбцах и строках таблиц, а также встроенные в модели контрольных сумм. Многие получатели вносят изменения в электронные таблицы, добавляя или удаляя строки и столбцы, добавляя рабочие листы, а также скрывая ячейки или применяя жесткое кодирование в формулах. Такая практика, ставшая весьма распространенной, сильно затрудняет эффективное извлечение данных из электронных таблиц, так как по возвращении к автору запроса заполненные таблицы уже не имеют стандартного вида. Это приводит к тому, что прикладывается много усилий для проверки данных, поскольку необходимо убедиться в том, что полученная информация соответствует данным в главной книге или другой надежной системе исходных данных. Еще одним недостатком электронных таблиц и передачи данных по электронной почте является отсутствие контроля версий документов.

Многие компании отказываются от сбора данных в виде электронных таблиц в пользу комплектов форм подготовки налоговой отчетности на базе интернет-ресурсов. По существу, функциональные возможности, а во многих случаях вид и особенности электронных таблиц, перемещаются в Интернет – как правило, через веб-порталы налоговых служб. Ввод данных в веб-форму обеспечивает их мгновенное попадание в хранилище налоговых данных или напрямую в налоговое ИТ-приложение: то есть они попадают в нужное место, имеют необходимый формат и уже пригодны для подготовки отчетности. Данный процесс является высокоэффективным, поскольку обеспечивает стандартизацию данных и избавляет от необходимости переноса данных из одной электронной таблицы в другую.

Веб-порта

Веб-порталы налоговых служб становятся все более распространенными. Они выступают в качестве центрального окна доступа и главным центром обмена знаниями для налоговых специалистов. На Схеме 2 изображено, как можно централизовать доступ к налоговой информации и обеспечить доступность этой информации через Интернет.

Приведенный в качестве примера налоговый веб-портал (Схема 2) содержит ссылки на налоговые отчеты, комплекты форм сбора данных через Интернет, а также ссылки на внешние исследовательские сайты. Кроме того, такой портал обеспечивает доступ к инструментам автоматизации документооборота для управления важнейшими процессами. Центральный компонент многих налоговых веб-порталов позволяет вести учет ключевых показателей эффективности деятельности или налоговых показателей. В данном примере доходы до уплаты налогов в США, Великобритании и по консолидированным счетам изображены в виде спидометров.

Самым важным компонентом веб-портала является его способность использовать функциональные возможности комплектов форм налоговой отчетности на веб-страницах, которые напрямую обновляют хранилища данных. Вторая по важности функция заключается в том, что веб-порталы отражают статус соблюдения требований налогового законодательства разными налоговыми службами по всему миру, состояния системы управления налоговыми документами и хранилища данных, что обеспечивает прямой доступ к заполненным налоговым декларациям, рабочим документам, отчетам по НИР, финансовым отчетам и другим результатам работы компании.

Приложения, разработанные внешними поставщиками

После того как данные бухучета и налоговые данные собраны из исходных систем, стандартизированы с помощью инструментов ETL и загружены в хранилище данных, в вашем распоряжении оказывается высококачественный набор данных, который можно автоматически ввести в программные приложения и использовать практически для любого процесса, включая планирование, налоговый учет, соблюдение требований налогового законодательства и защиту данных аудита.

За последние годы выросло количество поставщиков, которые работают на рынке технологических продуктов в области налогообложения. В их число входят компании, которые предлагают решения для удовлетворения потребностей, перечисленных в приведенной ниже таблице.

В то же время сегодня нет компаний, которые могли бы предложить полный комплект решений для удовлетворения всех этих потребностей. На рынке технологических решений в области налогообложения также работают организации, которые сосредоточены на разных странах и регионах, при этом многие из них предлагают узкоспециализированные приложения. Ниже кратко представлены изменения, произошедшие в данной области.

• Исторически сложилось так, что ведущую роль играли технологии для подготовки отчетности в соответствии с существующими требованиями налогового законодательства, и для них разрабатывались интегрируемые программные модули.
  


• В настоящее время широкое распространение получили решения для налогового учета и FAS109/IAS12; сейчас они в равной степени являются ключевыми технологическими решениями в области налогообложения, и для каждого из них разрабатываются интегрируемые программные модули.
  


• В будущем появятся высокоэффективные хранилища данных с современными инструментами для финансовой консолидации, моделирования и сбора данных, которые завоюют пальму первенства среди информационных технологий в области налогообложения. Такие системы будут работать вместе с инструментами ETL для стандартизации данных, полученных из разнородных исходных систем. Ввод собранных таким образом высококачественных налоговых данных в системы FAS109/IAS12 и системы, обеспечивающие соблюдение требований налогового законодательства, станут обычной практикой для организаций, являющихся наиболее эффективными с точки зрения налогообложения.
  

Что касается существующих программных продуктов по расчету резерва по налоговым обязательствам, интересно отметить, что подходы разных поставщиков значительно отличаются друг от друга. Например, некоторые приложения были разработаны на основе существующих инструментов для подготовки отчетности в соответствии с требованиями налогового законодательства, поэтому они легко интегрируются друг с другом. Существуют приложения, которые были разработаны специально для расчета резерва по налоговым обязательствам. Остальные приложения интегрируются с инструментами для финансовой консолидации и обеспечивают автоматическое извлечение данных. Учитывая разнообразие подходов, процесс выбора технологии для расчета резерва по налоговым обязательствам является очень важным шагом, так как ни одна из технологий не объединила в себе то лучшее, что представлено в каждой из них. Хотя выбор в области информационных технологий достаточно большой, налоговые службы, стремящиеся добиться оптимальной эффективности в работе, должны отдать предпочтение тем технологиям, которые обеспечивают надежный ввод данных в одно из этих внешних приложений и не требуют дальнейшей обязательной проверки и обработки данных

Таблица 3: Виды представленных на рынке приложений для налоговой функции
Международное планирование / зачет налогов, уплаченных за границей	Анализ данных / инструменты интеллектуального анализа
Инструменты государственного планирования, моделирования и анализа	Глобальные системы наблюдения за предприятием и соблюдением требований
Трансфертное ценообразование	Калькуляторы процентов и штрафов
Достижения в области НИОКР	Инструменты слежения за выполнением аудита
FAS109/IAS12	Хранилище налоговых данных
FIN 48	Управление документами
Соблюдение требований налогового законодательства / генерация форм отчетности	Автоматизация документооборота
Система соблюдения требований по транзакциям	Налоговый календарь
Инструменты сбора данных через Интернет	Веб-портал для налоговой функции

Системы управления документами

Основным местом хранения заполненных налоговых деклараций, отчетов по НИР, налоговых заключений, корреспонденции и подтверждающей рабочей документации по-прежнему остаются общие сетевые диски. К сожалению, общие сетевые диски не отвечают современному уровню требований, практически не обеспечивают функций контроля или иных функций, которые выполняет формализованная, специализированная система управления документами. Ниже приведен краткий список основных функций и преимуществ системы управления документами:

• Безопасное и организованное электронное рабочее пространство для всех налоговых деклараций, счетов, рабочих документов, проектов по налоговому планированию и аудиту.
  


• Консолидация неструктурированных данных из всех международных источников, включая данные, поступившие в виде электронных документов, изображений, заполненных электронных форм, отправленных по факсу или электронной почте, и обеспечение корпоративного доступа через Интернет из любой точки мира.
  


• Файлы, готовые к проведению аудита.


• Безопасный доступ и ввод информации; контроль доступа.


• Классификация, категоризация, сортировка всех документов и уведомление об их поступлении.


• Интеллектуальный анализ уже хранящихся в файлах рабочих документов, ответов на рекомендации, предложенные по результатам аудита доходов, и налоговых исследований на основе всесторонних контекстуальных связей и расширенного поиска.
  


• Контроль версий всех документов, в частности основных электронных таблиц, включая возможность восстановления предыдущих версий и поэтапного прослеживания пользователей, которые вносили изменения, с регистрацией дат внесения изменений.
  


• Устранение дублирования файлов; обеспечение согласованности, обновления и предоставления доступа к файлам и рабочим документам, введенным вручную, а также к электронным версиям на общем сетевом диске.
  

Доступ через веб-портал

Развитие Интернета обеспечило прямой доступ к информации почти из любой точки мира в любое удобное время. Такой доступ должен быть и у налоговых служб. Помимо функций «мозгового центра» налоговой службы и основной точки доступа для получения информации, веб-портал может служить для налоговых специалистов (а при необходимости и для других специалистов финансовых служб) инструментом удаленного доступа к результатам работы, например налоговым декларациям, сопроводительным документам и юридическим заключениям. Свободный доступ к данным и результатам работы позволяет ускорить и упорядочить выполнение определенных задач независимо от местонахождения сотрудников и временных зон.

Использовать по-новому возможности существующих ИТ-систем финансовых служб

Исторически так сложилось, что налоговые отделы зачастую работают отдельно от остальных финансовых служб, выполняя функцию хранилища информации. В результате руководители финансовых и ИТ-департаментов привыкли или не обращать внимания на налоговую функцию, или включать её в ИТ-проекты на столь поздних стадиях разработки систем или цикла внедрения проекта, что это превратилось скорее в формальный шаг в рамках проектов. Эта практика сильно повлияла на то, что современные налоговые процессы и вопросы контроля оказались неэффективны, и поэтому требует пересмотра. Также неприемлема ситуация, сложившаяся во многих компаниях, где существующая обширная ИТ-инфраструктура не обеспечивает потребности налоговой функции должным образом.

Возможности эффективного использования технологий и получения ощутимых выгод от их внедрения сегодня велики как никогда. Налоговые отделы, применяющие передовые методы работы, должны пересмотреть свои ИТ-планы и определить, какие технологии необходимо внедрить. Эффективное использование технологий выгодно не только для тех пользователей, которые сегодня обрабатывают значительные объемы данных вручную, оно также позволяет существенно повысить качество информации при помощи усовершенствованных средств контроля и управления рисками.